Tabela de Temporalidade de Documentos: Guia Completo e Otimizado

A gestão documental eficiente é uma prática essencial para qualquer organização, seja ela pública ou privada. Um dos pilares dessa gestão é a correta identificação do tempo de retenção dos documentos, garantindo conformidade legal, economia de espaço e segurança da informação. Nesse contexto, a Tabela de Temporalidade de Documentos surge como uma ferramenta indispensável.

Este artigo aborda de forma detalhada o conceito, a importância e a elaboração de uma tabela de temporalidade de documentos, com dicas práticas, exemplos, tabelas ilustrativas e orientações atualizadas para você colocar em prática na sua organização.

Introdução

A quantidade de informações produzidas diariamente por empresas e órgãos públicos é gigantesca. Gerenciar esses documentos de forma eficiente, garantindo que sejam mantidos pelo tempo necessário e descartados quando adequado, é um desafio que requer conhecimento técnico e planejamento. A Tabela de Temporalidade de Documentos é uma ferramenta que possibilita essa gestão baseada em critérios legais e administrativos.

Como afirma a especialista em gestão documental, Silvia Pimentel:
"A correta aplicação da tabela de temporalidade garante a conformidade com a legislação, evita multas e sanções, além de otimizar espaços de armazenamento."

Ao entender os conceitos e a aplicação prática desta tabela, as organizações podem não apenas cumprir suas obrigações legais, mas também melhorar sua eficiência operacional.

O que é a Tabela de Temporalidade de Documentos?

Definição

A Tabela de Temporalidade de Documentos é um instrumento técnico que define o tempo de guarda de diferentes tipos de documentos em uma organização, seja ela pública ou privada. Ela estabelece períodos específicos de retenção, critérios de descarte e, quando aplicável, arquivamento permanente.

Finalidade

A principal finalidade desse instrumento inclui:

• Garantir a conformidade com a legislação vigente, como a Lei n° 8.666/1993 e a Lei nº 12.915/2013, no caso de órgãos públicos;
• Optimizar espaços de armazenamento;
• Reduzir custos com conservação de arquivos;
• Assegurar a preservação da memória institucional;
• Proteger informações sigilosas ou sensíveis por seu tempo adequado de retenção.

Importância da Tabela de Temporalidade

A correta aplicação da tabela impacta diretamente na gestão de documentos, trazendo diversos benefícios:

• Conformidade legal: Evita problemas com órgãos supervisores e evita multas.
• Segurança da informação: Garante que documentos sigilosos sejam arquivados pelo tempo necessário.
• Economia de espaço físico e digital: Reduz custos com armazenamento, impressão e digitalização.
• Proteção da memória institucional: Preserva documentos históricos e essenciais para a história da organização.
• Redução de riscos: Minimiza riscos de vazamentos ou perdas de informação.

Como Elaborar uma Tabela de Temporalidade de Documentos

Passo a passo

1. Mapeamento de documentos
   Identifique todos os tipos de documentos produzidos pela organização.

2. Classificação documental
   Agrupe os documentos por categorias e processos administrativos ou operacionais.

3. Consulta à legislação vigente
   Verifique as legislações específicas relacionadas ao setor e às categorias de documentos.

4. Definição dos prazos de retenção
   Estabeleça os períodos de guarda de acordo com a lei e com as necessidades administrativas.

5. Decisão de descarte ou preservação
   Determine critérios para descarte seguro ou arquivamento permanente.

6. Elaboração do documento
   Compile as informações em uma tabela clara, acessível e atualizável.

Recomendações

• Utilize fontes confiáveis, como a Norma Brasileira de Arquivos NBR 15489 que dispõe sobre a gestão de documentos de arquivo.
• Atualize periodicamente a tabela conforme mudanças legislativas e organizacionais.
• Capacite a equipe responsável pela gestão documental.

Exemplos de Tabela de Temporalidade de Documentos

Nota

A tabela acima é um exemplo simplificado. Cada organização deve elaborar sua própria tabela considerando suas especificidades, setor de atuação e legislações aplicáveis.

Normas e Legislação Relacionada

A gestão de documentos deve estar alinhada às normativas legais, dentre as principais podemos citar:

• Lei nº 8.666/1993 – Licitações e Contratos Administrativos;
• Lei nº 12.915/2013 – Gestão documental no âmbito da administração pública;
• Norma Brasileira ABNT NBR 15489 – Gestão de documentos de arquivo;
• Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – Lei nº 13.709/2018, que impacta a retenção de dados pessoais.

Para uma leitura detalhada, recomendo consultar a legislação oficial no portal do Planalto: Legislação Federal.

Perguntas Frequentes (FAQs)

1. Quem é responsável por elaborar a tabela de temporalidade na organização?

A responsabilidade recai sobre o órgão gestor da documentação, geralmente o setor de gestão de documentos, Arquivos ou Compliance, dependendo do porte e da estrutura da organização.

2. É obrigatório seguir uma tabela de temporalidade?

Sim. Para órgãos públicos, a Lei nº 12.915/2013 determina a elaboração e implementação de uma tabela de temporalidade compatível com as necessidades da administração e com a legislação vigente.

3. Como fazer o descarte de documentos corretamente?

O descarte deve ser realizado seguindo as normas técnicas e de segurança, garantindo a destruição segura de informações confidenciais ou sigilosas, preferencialmente por processos de incineração, purgação digital ou outro método seguro.

4. Como manter a tabela atualizada?

Revise a tabela regularmente, no mínimo anualmente, acompanhando as mudanças na legislação, nas atividades da organização e na cultura de gestão documental.

Conclusão

A Tabela de Temporalidade de Documentos é um instrumento fundamental para garantir organização, eficiência, segurança e conformidade legal na gestão de documentos. Seu correto desenvolvimento e aplicação proporcionam benefícios expressivos às organizações, prevenindo riscos jurídicos, otimizando recursos e valorizando a memória institucional.

Investir na elaboração de uma tabela bem estruturada e na adoção de boas práticas de gestão documental é uma decisão estratégica que contribui para a sustentabilidade e a transparência de qualquer organização moderna.

Referências

• BRASIL. Lei nº 8.666/1993. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm. Acesso em: outubro de 2023.
• BRASIL. Lei nº 12.915/2013. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2013/Lei/L12915.htm. Acesso em: outubro de 2023.
• ABNT NBR 15489: Gestão de Documentos de Arquivo. Associação Brasileira de Normas Técnicas, 2007.
• Portal da Legislação. Governo Federal. Disponível em: https://www.gov.br/planalto/pt-br/acompanhe-o-planalto/legislacao. Acesso em: outubro de 2023.
• "A gestão documental eficiente é o alicerce para uma administração transparente e responsável." — Silvia Pimentel.

Este artigo foi elaborado para proporcionar um entendimento completo e atualizado sobre a tabela de temporalidade de documentos, otimizando sua leitura para fins de aprendizado, implementação e conformidade legal.