MDBF Tabela de Temporalidade Conarq: Guia Completo para Arquivos
A gestão de arquivos é uma parte essencial da administração pública e privada, garantindo o controle, preservação e descarte adequado dos documentos produzidos ao longo do tempo. Nesse contexto, a Tabela de Temporalidade do Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) emerge como uma ferramenta fundamental para orientar as instituições na definição do período de retenção de seus documentos, com base na sua natureza e utilidade.
Desenvolvida para promover a eficiência, a transparência e a sustentabilidade na gestão de informações, a Tabela de Temporalidade define o tempo de permanência dos registros e documentos, considerando critérios técnicos, jurídicos e administrativos. Este artigo apresenta um guia completo sobre a Tabela de Temporalidade Conarq, abordando seu conceito, importância, estrutura, aplicação prática, dúvidas frequentes e recomendações para uma gestão documental eficiente.
O que é a Tabela de Temporalidade Conarq?
Definição e Objetivos
A Tabela de Temporalidade do Conarq é um instrumento normativo que estabelece os prazos de retenção, guarda e descarte de documentos e registros produzidos por órgãos e entidades públicos, bem como por entidades privadas que mantenham qualquer vínculo com a administração pública. Seu objetivo principal é orientar a gestão documental, promovendo a eliminação de documentos que não possuem mais valor, preservando aqueles que possuem valor histórico, jurídico ou administrativo relevante.
Importância da Tabela de Temporalidade
Segundo o próprio Conarq, “a correta aplicação da tabela propicia uma gestão eficiente, evita acúmulo de documentos desnecessários, garante a preservação do patrimônio documental e assegura o cumprimento de requisitos legais”. Além disso, ela contribui para a sustentabilidade, ao reduzir custos de armazenamento e facilitar o acesso às informações essenciais.
Estrutura da Tabela de Temporalidade Conarq
Classificação dos Documentos
A tabela classifica os documentos em quatro grandes categorias:
| Categoria | Descrição | Exemplos |
|---|---|---|
| Documentos de Uso Corrente | Documentos utilizados nas atividades diárias | Correspondências, relatórios de rotina |
| Documentos de Apoio | Documentos que suportam atividades de uso corrente | Planilhas, registros auxiliares |
| Documentos de Arquivo Intermediário | Documentos que precisam ser preservados por um período após uso | Contratos, atas de reuniões |
| Documentos de Valor Permanente | Documentos com valor histórico, jurídico ou cultural duradouro | Fotografias históricas, atas de fundação |
Prazos de Retenção
Cada categoria possui prazos específicos de retenção, variando de alguns meses a várias décadas, dependendo do valor técnico e jurídico de cada documento.
Tabela de Temporalidade do Conarq
| Categoria | Prazo de Retenção | Destino após o Prazo |
|---|---|---|
| Uso Corrente | Variável de acordo com a atividade; geralmente até 5 anos | Descarte, se não houver valor residual |
| Apoio | Geralmente entre 1 a 10 anos | Descarte ou transferência para arquivamento intermediário |
| Arquivo Intermediário | De 5 a 20 anos | Transferência para arquivo de gestão ou descarte |
| Valor Permanente | Indeterminado ou indefinido | Preservação definitiva |
Como Aplicar a Tabela de Temporalidade na Prática
Etapas para Implementação
- Mapeamento dos Documentos: Identificação de todos os tipos de documentos produzidos pela organização.
- Classificação: Atribuição de cada documento à categoria adequada na tabela.
- Definição dos Prazos: Estabelecimento do tempo de retenção de cada grupo de documentos.
- Elaboração de Procedimentos: Criação de rotinas para acompanhamento, revisão e descarte.
- Capacitação da Equipe: Treinamento dos servidores e colaboradores quanto às boas práticas de gestão documental.
- Monitoramento e Aperfeiçoamento: Revisão periódica da tabela e dos procedimentos adotados.
Ferramentas de Apoio
Utilizar sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) pode facilitar a classificação, o rastreamento e o descarte de documentos conforme a tabela de temporalidade.
Benefícios de uma Gestão Documental Adequada
- Segurança Jurídica: Garantir o cumprimento de obrigações legais e normativas.
- Redução de Custos: Diminuir despesas com armazenamento físico e digital.
- Acesso à Informação: Facilitar a localização e utilização de documentos relevantes.
- Preservação do Patrimônio: Preservar documentos históricos e culturais.
- Sustentabilidade: Contribuir para a redução do uso de papel e recursos naturais.
Exemplos de Aplicação da Tabela de Temporalidade
Setor Público
No âmbito de órgãos públicos, a aplicação da tabela segue legislação específica, como a Lei nº 8.666/1993 e a Lei nº 13.787/2018, além das diretrizes do próprio Conarq.
Setor Privado
Empresas privadas que mantêm documentos de interesse público ou obrigação legal também podem adaptar a tabela, promovendo uma gestão mais eficiente e responsável de seus arquivos.
Perguntas Frequentes (FAQ)
1. Qual a diferença entre a tabela de temporalidade e o plano de classificação de arquivos?
A tabela de temporalidade indica os prazos de retenção, enquanto o plano de classificação organiza os documentos por categorias, unidades ou áreas.
2. Como atualizar a tabela de temporalidade?
Ela deve ser revisada periodicamente, considerando mudanças na legislação, nas atividades da organização ou no valor dos documentos. Recomenda-se revisões a cada 2 a 5 anos.
3. É obrigatório seguir a tabela de temporalidade do Conarq?
Sim, para órgãos e entidades do setor público, a legislação e as normas do Conarq orientam sua aplicação. Para organizações privadas, a adoção é recomendada para garantir boas práticas de gestão documental.
4. Como saber o valor de um documento para determinar sua retenção?
O valor técnico, jurídico e histórico é avaliado com critérios estabelecidos pelo responsável pela gestão de documentos, podendo envolver pareceres de arquivistas ou especialistas.
5. Quais os riscos de não seguir a tabela de temporalidade?
Risco de penalidades legais, perda de documentos relevantes, acúmulo de arquivos desnecessários e dificuldades na recuperação da informação.
Conclusão
A Tabela de Temporalidade Conarq é uma ferramenta estratégica que promove a organização, preservação e descarte adequado dos documentos, contribuindo para uma gestão documental eficiente, segura e sustentável. Sua implementação adequada exige planejamento, conhecimento técnico e comprometimento institucional.
Investir na gestão da memória institucional é investir na transparência, na eficiência e na preservação da história de uma organização. Como afirma Maria Helena Bomeny, "a gestão archivística não é apenas uma questão de tecnologia, mas de cultura e responsabilidade com a memória social." Portanto, compreender e aplicar corretamente a tabela de temporalidade é um passo fundamental para a construção de uma cultura organizacional sustentável e responsável.
Referências
- Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Tabela de Temporalidade de Documentos. Disponível em: https://www.conarq.gov.br
- Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos. Lei nº 13.787/2018.
- Presidência da República. Lei nº 8.666/1993.
- Sistema de Gestão Documental - Governo Federal**
Este artigo foi elaborado para fornecer um guia completo e atualizado sobre a Tabela de Temporalidade Conarq, auxiliando profissionais e organizações na implantação de práticas eficientes de gestão de arquivos.