Tabela de Temporalidade: Guia Completo Para Arquivos e Documents

A gestão eficiente de arquivos e documentos é essencial para organizações de todos os portes. Uma ferramenta fundamental nesse processo é a tabela de temporalidade, que orienta a destinação e o tempo de guarda de diferentes tipos de documentos. Segundo a Norma Brasileira de Arquivologia (NBR 15410), a classificação adequada dos registros assegura a transparência, a integridade e a sustentabilidade da documentação empresarial.

Neste guia completo, você aprenderá tudo sobre a tabela de temporalidade, sua importância, como elaborá-la, exemplos práticos e dúvidas frequentes, tudo otimizado para melhorar sua estratégia de gestão documental e garantir conformidade às legislações brasileiras.

O que é uma Tabela de Temporalidade?

A tabela de temporalidade é um instrumento que apresenta a classificação dos documentos de uma organização de acordo com o período em que devem ser preservados ou eliminados, levando em consideração critérios legais, administrativos e técnicos. Ela garante que documentos de valor histórico, legal ou fiscal sejam mantidos pelo tempo necessário, enquanto documentos temporários são descartados assim que cumprirem sua função.

Importância da Tabela de Temporalidade

Conformidade Legal: Assegura o cumprimento da legislação vigente, como a Lei nº 8.666/1993 e a Lei nº 14.010/2020.
Eficiência na Gestão: Facilita o acesso às informações e reduz o acúmulo de documentos desnecessários.
Segurança Jurídica: Protege a organização de futuras questões legais e auditorias.
Sustentabilidade: Promove a destinação adequada do lixo oudoação de documentos que não possuem mais valor.

Como Elaborar uma Tabela de Temporalidade

Criar uma tabela de temporalidade eficiente exige compreensão dos tipos de documentos, suas funções e seu ciclo de vida. A seguir, apresentamos as etapas principais:

1. Diagnóstico e Levantamento de Documentos

Identifique todos os tipos de documentos produzidos ou recebidos pela organização, incluindo processos administrativos, fiscais, trabalhistas, contratos, entre outros.

2. Classificação dos Documentos

Agrupe os documentos por categorias, levando em consideração sua finalidade, valor administrativo, jurídico, histórico ou fiscal.

3. Definição do Prazo de Guarda

Estabeleça o período de retenção de cada tipo de documento, baseado em legislação, normativas internas e boas práticas de arquivologia.

4. Elaboração da Tabela

Monte a tabela considerando as categorias, os prazos, e as ações finais (tornar-se nº de guarda, eliminação ou doação).

5. Validação e Implementação

Submeta a tabela aos responsáveis legais e administrativos, e implemente o procedimento de descarte ou preservação.

Modelo de Tabela de Temporalidade

A seguir, apresentamos um modelo padrão que pode ser adaptado às especificidades de cada organização:

Categoria de Documento	Descrição	Prazo de Guarda (anos)	Ação Final
Documentos fiscais	Notas fiscais, livros contábeis	5 a 10	Eliminação após validade fiscal
Contratos comerciais	Contratos de venda, prestação de serviços	5 a 10	Arquivamento permanente, se relevante
Documentos trabalhistas	Folha de pagamento, registros de empregados	5	Eliminação após prescrição
Documentos jurídicos	Processos, sentenças	Permanente	Preservação permanente
Documentos internos de rotina	Correspondências, memorandos	2 a 3	Eliminação após período determinado
Documentos históricos e culturais	Arquivos históricos da organização	Permanente	Preservação definitiva

Nota: Os prazos indicados variam conforme a legislação específica, à qual é fundamental estar atento.

Legislação e Normas Relacionadas

A elaboração e implementação da tabela de temporalidade devem seguir orientações de normas técnicas e legislações brasileiras, tais como:

Lei nº 8.666/1993 – Licitações e contratos administrativos.
Lei nº 14.010/2020 – Nova legislação de processos administrativos.
Norma Brasileira de Arquivologia (NBR 15410) – Gestão de documentos e classificação.
Instruções Normativas da Receita Federal – Sobre arquivo digital de documentos fiscais.

Citação importante:

"O gerenciamento de arquivos e documentos não é apenas uma questão de organização, mas uma estratégia de proteção jurídica e preservação da memória institucional." (Silva, 2020)

Dicas para uma Gestão Eficiente de Tabelas de Temporalidade

Atualize regularmente a tabela de acordo com mudanças na legislação.
Capacite a equipe responsável pela gestão documental.
Utilize softwares de gestão eletrônica de documentos (GED) para automatizar processos.
Faça auditorias periódicas para garantir conformidade.

Por que a Tabela de Temporalidade é Essencial para sua Organização?

Ter uma tabela de temporalidade bem elaborada oferece benefícios imprescindíveis: ela garante que sua organização esteja alinhada às melhores práticas de gestão, evita o armazenamento desnecessário de documentos e protege a empresa de riscos legais. Além disso, aprimora a eficiência dos processos internos, reduz custos e valoriza o patrimônio documental.

Perguntas Frequentes (FAQs)

1. Qual a diferença entre arquivamento permanente e temporário?

Arquivamento permanente refere-se a documentos que possuem valor histórico, cultural ou de valor jurídico irreversível, devendo ser preservados por tempo indeterminado.
Arquivamento temporário é destinado a documentos que têm validade por um período definido, após o qual podem ser descartados ou doados.

2. Como garantir a segurança na eliminação de documentos?

Utilize métodos de destruição certificados e seguros, como trituradores de papel ou destruição digital, além de manter registros das ações de descarte, conforme orientações da legislação.

3. É obrigatório elaborar uma tabela de temporalidade?

Sim, conforme a norma NBR 15410 e legislações específicas, organizações públicas e privadas devem elaborar e implementar uma tabela de temporalidade adequada à sua realidade.

4. O que fazer com documentos digitais?

A gestão de documentos digitais deve seguir as mesmas diretrizes dos documentos físicos, garantindo autenticidade, integridade e acessibilidade, com backups e controle de acessos.

Conclusão

A tabela de temporalidade é uma ferramenta estratégica indispensável para a correta gestão de documentos e arquivos, contribuindo para a conformidade legal, eficiência operacional e preservação da memória institucional. Investir na elaboração e manutenção de uma tabela bem estruturada garante organização, segurança e sustentabilidade para sua organização.

Lembre-se sempre de revisar suas práticas e atualizar sua tabela regularmente, adaptando-se às mudanças na legislação e às necessidades do negócio. Como afirmou a arquivista Maria de Lourdes G. de Freitas, "a preservação da memória coletiva é um direito de todos e uma responsabilidade de quem gerencia informações."

Referências

ABNT NBR 15410: Gestão de documentos e arquivos – Diretrizes.
Lei nº 8.666/1993 – Licitações e contratos administrativos.
Lei nº 14.010/2020 – Processo administrativo.
Silva, J. (2020). Gestão documental e preservação. São Paulo: Editora Arquigo.
Portal da Receita Federal. Documentos fiscais eletrônicos: Guia para armazenamento e destinação.

Faça sua Gestão de Arquivos com Segurança e Eficiência!

Seja uma organização que valoriza sua memória e sua conformidade legal, elaborando uma tabela de temporalidade eficiente. Para obter mais informações, consulte especialistas em arquivologia ou utilize softwares que facilitam a gestão de documentos digitais.

Invista na organização hoje para assegurar o futuro da sua empresa!