MDBF Classificação de Documentos: Critérios Essenciais para Organização
A organização eficiente de documentos é fundamental para evitar perdas, otimizar tempo e garantir que informações importantes estejam sempre acessíveis. Seja em ambientes corporativos, acadêmicos ou pessoais, a classificação adequada dos documentos facilita o gerenciamento, a recuperação e a preservação das informações. Para isso, é crucial entender os principais critérios utilizados na classificação de documentos, permitindo assim uma organização mais eficiente e estratégica.
Neste artigo, abordaremos detalhadamente os principais critérios pelos quais os documentos podem ser classificados, com exemplos práticos, tabelas explicativas e referências que ajudam a aprimorar o entendimento sobre o assunto. Venha conosco descobrir os aspectos essenciais para uma classificação eficaz!
Por que Classificar Documentos?
A classificação de documentos ajuda a estruturar o fluxo de informações, prevenindo perdas e facilitando a rastreabilidade. Segundo estudiosos da área, “uma boa organização documental é a base para a eficiência administrativa e a transparência nos processos” (SOUZA, 2020).
Critérios de Classificação de Documentos
A seguir, apresentamos os principais critérios utilizados para classificar documentos, explicando suas características e aplicações.
1. Critério Cronológico
o que é?
O critério cronológico classifica os documentos de acordo com a data de criação, emissão ou assinatura. É útil para organizar documentos que precisam ser acessados por período de tempo.
exemplos de classificação
- Diários, livros de registro
- Correspondências por data
- Faturas por mês e ano
Vantagens: Facilita a busca por documentos recentes ou por períodos específicos.
2. Critério Topológico ou Geográfico
o que é?
Classifica os documentos com base na localização física ou geográfica, sendo comum em órgãos públicos, empresas com múltiplas unidades ou áreas de atuação distintas.
exemplos de classificação
- Documentos por departamento ou setor
- Arquivos por cidade ou região
Vantagens: Otimize a localização e o acesso por unidades geográficas.
3. Critério Funcional ou de Conteúdo
o que é?
A classificação pelo conteúdo organiza documentos segundo a sua função ou temática específica, facilitando o armazenamento por assuntos relacionados.
exemplos de classificação
- Documentos fiscais, administrativos, jurídicos
- Relatórios de vendas, contratos, demandas jurídicas
Vantagens: Permite rápida recuperação por temática.
4. Critério Hierárquico
o que é?
Documents são classificados com base na sua importância ou nível de autoridade, normalmente organizados em categorias de prioridade ou relevância.
exemplos de classificação
- Documentos oficiais, internos ou administrativos
- Prioridade alta, média e baixa
Vantagens: Facilita o gerenciamento de documentos críticos.
5. Critério Funcional-Organizacional
o que é?
Organiza-se de acordo com a estrutura organizacional da instituição ou empresa, relacionando documentos a departamentos ou áreas específicas.
exemplos de classificação
| Departamento | Tipo de Documento | Exemplo |
|---|---|---|
| Recursos Humanos | Contratos, folhas de pagamento | Folha de pagamento Janeiro |
| Financeiro | Notas fiscais, balancetes | Balancete de Outubro |
| Jurídico | Processos, contratos | Contrato de Prestação de Serviços |
Vantagens: Facilita a gestão por área ou setor, promovendo eficiência na localização.
6. Critério Temporal-Geográfico
Junta critérios de tempo e espaço, sendo útil em organizações com múltiplas filiais e documentos vinculados a períodos específicos.
Outras formas de classificação
Além dos critérios principais, há também métodos híbridos que combinam diferentes critérios para uma organização mais detalhada, como a classificação por valor, frequência de uso, ou por funcionário responsável.
Tabela Resumida dos Critérios de Classificação de Documentos
| Critério | Descrição | Exemplos |
|---|---|---|
| Cronológico | Por data de emissão ou criação | Correspondências por mês |
| Topológico ou Geográfico | Por localização física ou regional | Arquivos por cidade/do país |
| Funcional ou de Conteúdo | Por tema ou função do documento | Contratos, relatórios financeiros |
| Hierárquico | Por importância ou nível de autoridade | Documentos oficiais, internos |
| Funcional-Organizacional | Conforme departamentos ou setores | Recursos Humanos, Financeiro, Jurídico |
Como Escolher o Critério Adequado?
A escolha do critério de classificação ideal depende do volume de documentos, da estrutura organizacional e das necessidades específicas de acesso. Para organizações maiores, a combinação de critérios costuma ser mais eficiente para garantir uma classificação detalhada e acessível.
Dicas para uma Boa Classificação de Documentos
- Use critérios consistentes e que façam sentido para sua organização.
- Mantenha uma nomenclatura padrão para facilitar a busca.
- Digitalize documentos sempre que possível, usando sistemas de gestão eletrônica (como Sistemas de Gestão Documental).
- Atualize e revise periodicamente a estrutura de classificação.
Perguntas Frequentes
Quais são os critérios mais utilizados na classificação de documentos?
Os critérios mais comuns incluem o cronológico, funcional, topológico (geográfico), hierárquico e organizacional. A escolha depende do volume e do tipo de documentos.
Como posso melhorar a organização dos meus documentos?
Invista em um sistema de classificação claro, padronize nomes e categorias, utilize tecnologias de armazenamento digital e realize auditorias periódicas para ajustes.
É possível usar mais de um critério na classificação dos documentos?
Sim, a combinação de critérios é altamente recomendada para organizações complexas. Por exemplo, classificar por departamento (organização) e por data (tempo).
Conclusão
A classificação de documentos é um passo fundamental para garantir a eficiência, segurança e acessibilidade das informações. Entender os critérios que podem ser utilizados — como o cronológico, funcional, hierárquico, entre outros — permite criar um sistema de organização que atende às necessidades específicas de cada organização ou indivíduo. Uma organização documental bem estruturada não só poupa tempo, como também promove uma gestão mais eficiente e segura dos ativos informacionais.
Lembre-se: "A organização é a base do sucesso, e a gestão documental eficiente é uma peça-chave nesse processo." (Desconhecido)
Ao aplicar esses critérios de forma adequada, você estará promovendo uma gestão mais eficiente e preparada para os desafios do mundo moderno.
Referências
- SOUZA, A. C. de. (2020). Gestão de Documentos e Arquivos. Editora Campus.
- Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT. (2011). NBR 15465: Gestão de documentos e arquivos – Diretrizes para controle e organização. Rio de Janeiro.
- Sistemas de Gestão Documental: https://www.sistemasdegestaodocumental.com/
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