O que é Assinatura Eletrônica: Guia Completo para Entender

No mundo digital em constante evolução, a assinatura eletrônica tem se destacado como uma ferramenta fundamental para a assinatura de documentos de forma segura, prática e eficiente. Com o avanço da tecnologia, trocar papéis por plataformas digitais deixou de ser uma novidade e passou a ser uma necessidade, especialmente para empresas e profissionais que buscam agilidade e segurança jurídica. Mas afinal, o que é assinatura eletrônica? Como funciona? Quais são suas vantagens? E quais os cuidados necessários ao utilizá-la? Neste guia completo, vamos abordar todas essas questões para que você entenda de maneira clara e objetiva tudo sobre assinatura eletrônica.

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma solução digital que permite a assinatura de documentos de forma automatizada, segura e juridicamente válida, sem a necessidade de assinatura manual ou física. Ela substitui a assinatura manuscrita, garantindo a autenticidade, integridade e validade jurídica do documento eletronicamente assinado.

Segundo a Lei nº 14.063/2020, a assinatura eletrônica é definida como "uma manifestação de vontade expressa por meio eletrônico, que seja capaz de identificar o signatário e garantir a integridade do documento."

Diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital

Apesar de muitas pessoas usarem os termos "assinatura eletrônica" e "assinatura digital" como sinônimos, há diferenças importantes entre eles:

Como funciona a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica funciona por meio de tecnologias específicas que garantem a veracidade e a integridade do documento. Ela pode ser feita de diferentes formas, dependendo do nível de segurança requerido e da tecnologia utilizada.

Tipos de assinatura eletrônica

1. Assinatura eletrônica simples

Realizada por métodos básicos, como cliques em "concordo", inserção de emojis, ou assinatura de documentos via plataformas online que não utilizam certificados digitais. É adequada para contextos de menor risco e validade jurídica limitada.

2. Assinatura eletrônica avançada

Utiliza credenciais de usuário e sistemas de autenticação mais robustos, como biometria ou autenticação de dois fatores, garantindo maior segurança e validade jurídica.

3. Assinatura digital (certificada)

Baseada em certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras credenciadas, como a ICP-Brasil. Oferece o mais alto nível de segurança, autenticidade, integridade e validade jurídica.

Processo de assinatura eletrônica

O processo típico envolve as seguintes etapas:

1. Seleção do documento a ser assinado.
2. Envio do documento para a plataforma de assinatura.
3. Autenticação do assinante (podendo incluir login, senha, biometria).
4. Assinatura eletrônica sendo aplicada ao documento.
5. Registro do processo de assinatura, com possibilidade de auditoria.
6. Envio do documento assinado ao signatário.

Vantagens da assinatura eletrônica

Implementar a assinatura eletrônica traz uma série de benefícios para empresas e indivíduos, incluindo:

• Agilidade e eficiência: assinatura de documentos de qualquer lugar e a qualquer momento.
• Redução de custos: elimina gastos com papel, impressão, armazenamento físico e transporte.
• Segurança jurídica: validade reconhecida por lei, especialmete no caso da assinatura digital certificada.
• Sustentabilidade: contribui com o meio ambiente ao diminuir o uso de papel.
• Rastreamento e auditoria: possibilidade de verificar quem assinou, quando e de que forma.

Quais documentos podem ser assinados eletronicamente?

Praticamente qualquer tipo de documento pode ser assinado eletronicamente, como:

• Contratos comerciais
• Aditivos contratuais
• Notificações
• Procurações
• Documentos fiscais
• Formularios eletrônicos
• Atas e atas de reunião

Limitações e cuidados

Apesar de a assinatura eletrônica ser bastante versátil, há situações específicas onde é recomendável o uso de assinatura digital certificada, como em contratos de grande valor ou que envolvam questões de alta confiabilidade jurídica.

Legislação relevante sobre assinatura eletrônica no Brasil

A principal legislação que regula as assinaturas eletrônicas no Brasil é a Lei nº 14.063/2020, que dispõe sobre assinatura eletrônica e certificados digitais, além de outras normas específicas.

Segundo a ministra do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações, Miriam Wimmer, "a assinatura eletrônica, quando adequada ao contexto, garante segurança jurídica e agilidade, essenciais para o crescimento do setor digital no Brasil".

Tabela: Comparativo entre os tipos de assinatura

Como implementar a assinatura eletrônica na sua empresa?

Para incorporar a assinatura eletrônica na rotina do seu negócio, siga estes passos:

1. Avalie suas necessidades: defina quais processos precisam de assinatura eletrônica.
2. Escolha a tecnologia adequada: assinatura simples, avançada ou digital, conforme o nível de segurança necessário.
3. Pesquise fornecedores confiáveis: plataformas como DocuSign, Adobe Sign, ou soluções de fornecedores locais credenciados podem ser boas opções.
4. Capacite sua equipe: treine os colaboradores sobre o uso adequado da ferramenta.
5. Adote procedimentos de segurança: autenticação forte, criptografia e registros de auditoria.
6. Garanta conformidade legal: revise os contratos para confirmar que a assinatura eletrônica será aceita e válida para cada situação.

Perguntas frequentes (FAQs)

1. A assinatura eletrônica é válida juridicamente?

Sim. Desde que feita de acordo com a legislação vigente, especialmente a Lei nº 14.063/2020, a assinatura eletrônica possui validade jurídica no Brasil.

2. Quais documentos podem ser assinados eletronicamente?

Praticamente qualquer documento que exija assinatura, incluindo contratos, procurações, notificações, formulários e documentos fiscais.

3. É seguro assinar documentos eletronicamente?

Depende do método utilizado. Assinaturas digitais com certificados ICP-Brasil oferecem o mais alto nível de segurança. Assinaturas simples, se utilizadas de forma adequada, também podem ser seguras, mas com menor grau de verificação.

4. Como escolher uma plataforma de assinatura eletrônica?

Verifique a conformidade com a legislação, histórico da empresa, recursos de segurança, facilidade de uso e suporte técnico.

Conclusão

A assinatura eletrônica representa uma evolução natural na forma de realizar negócios e assinar documentos, oferecendo praticidade, segurança e validade jurídica. Com a crescente digitalização dos processos, entender seus benefícios e limitações é fundamental para proteger sua empresa e otimizar suas operações.

Seja para contratos empresariais, processos administrativos ou negociações diversas, investir em soluções de assinatura eletrônica é um diferencial competitivo que pode facilitar o seu dia a dia, promovendo eficiência e inovação.

Lembre-se sempre de verificar a legislação aplicável e buscar plataformas confiáveis para garantir a segurança e validade jurídica de suas assinaturas eletrônicas.

Referências

• Brasil. Lei nº 14.063, de 28 de setembro de 2020. Dispõe sobre assinatura eletrônica, certificados digitais e outros dispositivos de segurança.
• Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações. "Assinatura eletrônica e o futuro do setor digital no Brasil". Disponível em: https://www.mcti.gov.br
• Certificação Digital ICP-Brasil. O que é e como funciona: https://www.iti.gov.br

Este artigo foi elaborado para oferecer uma compreensão completa sobre assinatura eletrônica, contribuindo com informações relevantes para quem deseja adotar essa tecnologia de forma segura e eficiente.