O Que Digitalizar Um Documento: Guia Completo para Arquivar Digitalmente

Nos dias atuais, a digitalização de documentos tornou-se uma prática essencial tanto para pessoas físicas quanto para empresas. Ela proporciona agilidade, segurança e economia de espaço físico, além de contribuir para a preservação do meio ambiente ao reduzir o uso de papel. Contudo, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre o que deve ser digitalizado, os procedimentos corretos e as melhores práticas para garantir a validade e a organização dos arquivos digitais. Este guia completo foi desenvolvido para esclarecer todas essas questões e ajudar você a transformar seus papéis em arquivos digitais de forma eficiente e segura.

Por que digitalizar documentos?

A digitalização oferece diversos benefícios, como:

• Facilidade de acesso: documentos digitais podem ser encontrados rapidamente via busca.
• Segurança: cópias digitais protegidas por senhas oferecem maior segurança contra perdas ou furtos.
• Economia de espaço: elimina a necessidade de guardar documentos físicos, que ocupam espaço e podem deteriorar com o tempo.
• Agilidade na gestão: facilita a organização, o compartilhamento e a manutenção de arquivos.
• Preservação: documentos digitais não envelhecem ou deterioram com o tempo, garantindo sua validade por muitos anos.

O que deve ser digitalizado?

Documentos pessoais

• Certidões de nascimento, casamento e óbito
• RG, CPF, CNH
• Títulos de eleitor
• Comprovantes de residência
• Carteiras de saúde e cartões do SUS
• Declarações fiscais e comprovantes de renda

Documentos profissionais e financeiros

• Contratos de trabalho
• Holerites e comprovantes de pagamento
• Declarações de Imposto de Renda
• Extratos bancários
• Contratos de empréstimos e financiamentos

Documentos empresariais

• Contratos sociais
• Notas fiscais e recibos
• Documentos fiscais e tributários
• Registros de funcionários e folhas de pagamento

Documentos jurídicos

• Sentenças, mandados e procurações
• Contratos e acordos legais
• Documentos de propriedade e bens

Outros documentos importantes

• Apólices de seguro
• Garantias e manuais de produtos
• Fotografias antigas digitalizadas para preservação

Como digitalizar seus documentos de forma eficiente

1. Organize seus documentos antes de digitalizar

Antes de começar, é fundamental separar, classificar e limpar sua documentação. Use pastas ou caixas para agrupar documentos similares e descarte aqueles que estiverem deteriorados, desatualizados ou desnecessários.

2. Escolha o equipamento adequado

Scanner ou celular?

Para alta qualidade, o ideal é usar um scanner de mesa. Entretanto, smartphones com aplicativos de digitalização podem ser eficientes para uso cotidiano.

3. Utilize aplicativos de digitalização confiáveis

• Adobe Scan
• CamScanner
• Microsoft Office Lens

Estes aplicativos oferecem funções de corte, ajuste de cores e OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), facilitando a busca por textos nos documentos digitalizados.

4. Defina formatos e qualidade

Prefira formatos PDF ou JPEG, configurando para resolução de pelo menos 300 DPI para garantir legibilidade e qualidade.

5. Nomeie e organize seus arquivos

Utilize nomes padronizados e descritivos, como "Certidao_Nascimento_Fulano_2022.pdf", e organize em pastas por categorias ou datas.

6. Faça backups

Armazene cópias em serviços de armazenamento na nuvem (Google Drive, Dropbox, OneDrive) ou em dispositivos externos.

Melhores práticas para arquivamento digital

Como garantir a validade legal de documentos digitalizados?

De acordo com a Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica), documentos digitalizados, assinados eletronicamente, têm validade jurídica. Entretanto, para garantir a validade, é importante:

• Utilizar certificados digitais quando necessário.
• Assinar digitalmente documentos importantes.
• Manter a integridade e a autenticidade dos arquivos.

Citação: "A tecnologia moderna permite que documentos digitais tenham validade jurídica, desde que respeitadas as exigências legais de assinatura e integridade." — Jurista Maria Clara Dias.

Para assegurar a validade de documentos mais sensíveis, recomenda-se o uso de plataformas que oferecem assinatura digital e emissão de PDFs com certificação.

Perguntas Frequentes

1. Qual o melhor formato para digitalizar documentos?

Resposta: O formato PDF é o mais indicado para documentos, pois mantém o layout, é compatível com validações legais e facilita a proteção por senha. Para fotos ou imagens, JPEG ou PNG também são opções válidas.

2. Como garantir a segurança dos meus arquivos digitais?

Resposta: Use senhas, criptografia, armazenamento em nuvens confiáveis e crie backups frequentes. Além disso, mantenha seu sistema atualizado e utilize softwares confiáveis de digitalização.

3. Não tenho scanner, posso usar meu celular?

Resposta: Sim. Existem diversos aplicativos de digitalização que transformam seu celular em um scanner portátil com alta qualidade de imagem.

4. Como organizar uma grande quantidade de documentos digitalizados?

Resposta: Crie uma estrutura de pastas por categorias e datas, utilize nomes padronizados e mantenha uma planilha ou catálogo de seus arquivos para facilitar buscas futuras.

5. Quais documentos precisam ser autenticados digitalmente?

Resposta: Geralmente, contratos, documentos fiscais e registros oficiais que requerem validade jurídica devem ser assinados digitalmente ou certificados.

Conclusão

A digitalização de documentos é uma prática que traz inúmeros benefícios, facilitando a gestão, segurança e preservação de suas informações. Saber o que digitalizar, escolher os equipamentos e aplicativos corretos, além de seguir boas práticas de organização e segurança, garante que seus arquivos digitais sejam acessíveis e, principalmente, legíveis quando necessários.

Atualize-se constantemente, utilize boas ferramentas e mantenha sua documentação organizada e segura. Assim, você aproveita ao máximo as vantagens da era digital e evita perdas ou problemas futuros relacionados a documentos físicos.

Referências

1. Lei nº 13.874/2019 - Lei da Liberdade Econômica. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2019/lei/L13874.htm

2. Portal do Governo Federal - Digitalização de Documentos. Disponível em: https://www.gov.br/pt-br/noticias/economia-e-emprego/2021/02/dicas-para-automatizar-e-organizar-seus-documentos-digitais

Transforme seus papéis em arquivos digitais de forma segura, eficiente e organizada!