Nota Fiscal de Devolução: Como Fazer Corretamente em 2025

A emissão de nota fiscal de devolução é um procedimento fundamental para empresas que realizam a devolução de produtos aos fornecedores ou clientes. Este guia completo foi elaborado para esclarecer todas as dúvidas sobre o tema e orientar você a fazer a emissão de forma correta em 2025. Compreender o passo a passo e as exigências legais evita problemas futuros e garante a conformidade com as obrigações fiscais.

Introdução

A nota fiscal de devolução é um documento que registra oficialmente a devolução de bens ou mercadorias, seja pelo cliente para a loja ou vice-versa, ou entre fornecedores e compradores. Ela serve como prova legal da operação, além de assegurar a correta escrituração fiscal e tributária.

Segundo o Portal de Sistemas Fiscais do Brasil, a correta emissão de notas fiscais evita problemas como multas, autuações e inconsistências na escrituração contábil. É essencial estar atualizado sobre os procedimentos e legislações vigentes, que passam por constantes mudanças.

O que é a Nota Fiscal de Devolução?

A nota fiscal de devolução é um documento fiscal que formaliza a devolução de mercadorias ou produtos por parte do cliente ou do fornecedor. Ela pode ser emitida por diversos tipos de empresas, incluindo aquelas que vendem produtos físicos ou serviços.

Finalidade da Nota Fiscal de Devolução

Registrar a devolução de bens que foram adquiridos ou enviados.
Regularizar as operações fiscais e tributárias.
Garantir transparência e conformidade na relação comercial.
Documentar o estorno de créditos de ICMS ou IPI, quando aplicável.

Quando emitir a nota de devolução

Produto entregue incorretamente ou com defeito.
Cliente deseja devolver por arrependimento.
Produto apresenta problemas de qualidade ou volume.
Mercadoria enviada a mais ou incorreta.

Como fazer a Nota Fiscal de Devolução em 2025

Emitir corretamente uma nota fiscal de devolução exige atenção a alguns detalhes específicos do procedimento. A seguir, apresentamos o passo a passo atualizado para o ano de 2025.

Passo 1: Verifique a Legislação Local

As regras podem variar de estado para estado. Consulte a legislação do estado onde sua empresa está registrada e o regime de tributação adotado, como o ICMS e o IPI. Além disso, esteja atento às mudanças na legislação federal.

Passo 2: Reúna Documentos e Informações Necessárias

Antes de emitir a nota, tenha em mãos:

Dados do cliente ou fornecedor (nome, CPF/CNPJ, endereço).
Número da nota fiscal original.
Data da venda ou entrega.
Descrição detalhada dos produtos devolvidos.
Quantidade, unidade de medida e valor.
Motivo da devolução.
Aliquota do ICMS e IPI, se aplicável.

Passo 3: Acesse o Sistema de Emissão de Notas Fiscais

Utilize o software de emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e ou NFC-e), que deve estar homologado pela Secretaria da Fazenda de seu estado. Empresas podem optar por softwares próprios ou por plataformas confiáveis oferecidas por terceiros.

Passo 4: Preencha os Campos Corretamente

Ao preencher a nota fiscal de devolução:

Selecione o modelo "Devolução" ou equivalente no sistema.
Informe a série e o número da nota fiscal original.
No campo de natureza da operação, coloque algo como "Devolução de compra" ou correspondente ao motivo.
Indique o valor total, frete, descontos, se houver.
Descreva detalhadamente os produtos devolvidos, incluindo quantidade e valor.

Passo 5: Ajuste os Valores de Tributos

De acordo com a legislação vigente, a devolução pode gerar a estorno de créditos de ICMS ou IPI. Os valores devem estar corretos e compatíveis com a operação original.

Citação: "A correta emissão da nota de devolução é essencial para a transparência nas operações fiscais e para evitar autuações fiscais."

Passo 6: Faça a Assinatura Digital e Envio ao Sefaz

Após o preenchimento, assine digitalmente a nota e envie para análise e autorização na Secretaria da Fazenda do seu estado. Uma vez aprovada, a nota será válida para fins fiscais.

Passo 7: Imprima ou Envie Digitalmente a Nota ao Cliente ou Fornecedor

A versão autorizada da nota deve ser enviada ao destinatário, seja por meio digital ou impressão, conforme legislação local. Guarde uma cópia para fins de contabilidade.

Modelo de Tabela Resumo para Emissão de Nota de Devolução

Passo	Ação	Detalhes
1	Verificar legislação	Consulte o estado e regime tributário atual
2	Reunir documentos	Nota original, dados do cliente, produtos, valores
3	Acessar sistema de emissão	NF-e, NFC-e ou plataforma homologada
4	Preencher a nota corretamente	Natureza da operação, detalhes dos produtos, valores
5	Ajustar tributos	Estornar créditos, verificar alíquotas
6	Assinar digitalmente	Enviar para Sefaz e obter autorização
7	Enviar ao destinatário	Por e-mail ou impresso, armazenar cópia

Perguntas Frequentes (FAQs)

1. Posso emitir uma nota de devolução manualmente?

Para operações eletrônicas, recomenda-se usar sistemas homologados. A emissão manual ainda é permitida em alguns casos específicos, mas geralmente o uso de NF-e ou NFC-e é obrigatório para garantir validade jurídica e compliance.

2. Quais os principais benefícios de emitir corretamente a nota de devolução?

Regularização fiscal
Estorno de créditos tributários
Evitar multas e autuações
Manter a transparência com clientes e fornecedores

3. A nota de devolução substitui a nota fiscal original?

Não. Ela complementa a operação, registrando a devolução, mas a nota original permanece válida para a venda inicial.

4. Quais impostos podem estar envolvidos na devolução?

Geralmente ICMS e IPI. A legislação pode variar dependendo do estado e do produto envolvido.

Conclusão

Emitir a nota fiscal de devolução corretamente em 2025 é uma etapa crucial para garantir a conformidade fiscal e evitar possíveis problemas com o fisco. Seguir o procedimento adequado, estar atento às legislações estaduais e utilizar sistemas homologados garante que sua empresa mantenha a legalidade e a transparência nas operações.

Lembre-se de que "um procedimento bem realizado evita dores de cabeça futuras e demonstra profissionalismo e responsabilidade de sua empresa perante seus clientes e órgãos fiscais" (Fonte: SEFAZ-SP).

Referências

Portal de Sistemas Fiscais do Brasil. Governo Federal. Disponível em: https://www.fazenda.gov.br
Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (SEFAZ-SP). Guia do Nota Fiscal Eletrônica. Disponível em: https://www.fazenda.sp.gov.br
Legislação estadual e federal vigente em 2025, consulte sempre o seu regime tributário.

Se precisar de suporte para implementar sistemas de emissão ou compreender legislações específicas, consulte um profissional especializado em tributação ou a sua contabilidade.

Assim, a sua empresa garante operações seguras, ágeis e compatíveis com as exigências fiscais atuais.