Memorando: O Que É, Como Funciona e Sua Importância

No ambiente corporativo, administrativo e institucional, a comunicação eficaz é fundamental para garantir o bom funcionamento das instituições. Entre os diversos instrumentos utilizados para assegurar essa comunicação, o memorando destaca-se como uma ferramenta valiosa, por sua simplicidade e eficácia na transmissão de informações formais internas. Este artigo tem como objetivo esclarecer o que é um memorando, como ele funciona, sua importância, além de fornecer dicas práticas para sua elaboração adequada.

Seja você um gestor, funcionário ou estudante de administração, compreender o papel do memorando pode melhorar significativamente a comunicação interna das organizações. Acompanhe até o fim para entender detalhadamente esse importante instrumento de comunicação.

O que é um Memorando?

Definição de Memorando

Um memorando (também conhecido como "memo") é um documento interno utilizado pelas organizações para comunicação formal entre departamentos, equipes ou colaboradores. Ele serve para transmitir instruções, comunicar decisões, solicitar ações ou divulgar informações importantes dentro de uma mesma instituição.

Segundo a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), o memorando é uma comunicação escrita de caráter interno que visa registrar, solicitar ou informar, de maneira clara e objetiva, assuntos de interesse interno à organização.

Características principais do memorando

Característica	Descrição
Objetividade	Concentra-se na transmissão clara e direta da mensagem
Formalidade	Segue uma estrutura padrão e linguagem formal
Interno	Destinado exclusivamente ao público interno da organização
Brevidade	Apresenta informações de forma sucinta, sem rodeios
Digital ou impresso	Pode ser enviado por meios físicos ou eletrônicos, como e-mails corporativos

Diferença entre memorando, ofício e relatório

Documento	Uso principal	Público-alvo	Formalidade
Memorando	Comunicação interna, solicitações, informações	Colaboradores, equipes	Alta
Ofício	Comunicação oficial entre entidades externas e internas	Órgãos públicos, empresas	Muito alta
Relatório	Apresentação de análises, resultados ou recomendações	Gestores, diretoria	Variável, dependendo do objetivo

Como Funciona um Memorando?

Estrutura do Memorando

Para garantir a clareza e a eficiência na comunicação, o memorando deve seguir uma estrutura padrão, que geralmente inclui:

Cabeçalho: contendo o logo da organização, data e número do memo;
Destinatário: quem receberá a mensagem;
Remetente: quem está enviando;
Assunto: resumido e objetivo;
Corpo do texto: mensagem principal de forma clara, objetiva e organizada;
Rodapé: possíveis assinaturas ou anexos.

Processo de envio e arquivamento

O processo de circulação de um memorando inclui:

Elaboração: criação do documento pelo remetente, seguindo a estrutura padrão.
Revisão: conferência de conteúdo, ortografia e formatação.
Envio: por meios físicos ou eletrônicos (e-mails internos).
Arquivamento: manutenção de registro para consulta futura, podendo ser físico ou digital.

Exemplos de situações onde o memorando é utilizado

Comunicação de mudanças organizacionais;
Solicitação de materiais ou informações;
Emissão de orientações internas;
Comunicações de decisão ou aprovação;
Divulgação de eventos internos.

A Importância do Memorando na Organização

Papel na comunicação interna

O memorando é uma ferramenta fundamental na gestão da comunicação interna, garantindo que informações essenciais sejam transmitidas de maneira oficial, formal e rastreável. Além de promover transparência, também evita mal-entendidos e confusões.

Segurança jurídica e registros oficiais

Por ser um documento formal, o memorando atua como prova documental de comunicados e decisões internas, servindo de respaldo em questões jurídicas, auditorias ou processos administrativos.

Auxílio na organização e controle de informações

Ao padronizar a comunicação, o memorando ajuda a manter as informações organizadas e acessíveis para diferentes setores e colaboradores, contribuindo para a eficiência operacional.

Influência na cultura organizacional

A utilização consistente do memorando reforça uma cultura de transparência, responsabilidade e formalidade dentro das organizações.

Como Elaborar um Memorando Eficaz

Passo a passo para a elaboração

Definir o objetivo da comunicação;
Redigir de forma clara e objetiva, evitando ambiguidades;
Seguir a estrutura padrão, com cabeçalho, destinatário, remetente, assunto, corpo e assinatura;
Revisar o conteúdo para evitar erros de ortografia e expressão;
Utilizar linguagem formal e adequada ao público interno;
Anexar documentos de apoio, se necessário.

Dicas para uma boa redação

Use frases curtas e diretas;
Evite jargões técnicos desnecessários;
Priorize informações essenciais;
Seja cordial e respeitoso;
Inclua uma chamada à ação clara, se aplicável.

Exemplos de frases úteis em memorandos

"Solicitamos a gentileza de providenciar..."
"Informamos que..."
"Encaminhamos em anexo..."
"Solicitamos confirmação até a data..."

Tabela Resumida: Como Elaborar um Memorando

Etapa	Ação	Dica
Planejamento	Definir o objetivo da comunicação	Clareza no propósito
Redação	Escrever seguindo a estrutura padrão	Utilize linguagem formal e objetiva
Revisão	Conferir ortografia, gramática e coerência	Peça para outra pessoa revisar
Envio	Distribuir pelo meio adequado (físico ou eletrônico)	Use canais oficiais de comunicação da organização
Arquivamento	Guardar uma cópia para registro	Utilize pastas físicas ou sistema digital

Perguntas Frequentes (FAQs)

1. Qual a diferença entre memorando e e-mail?

Embora ambos sejam meios de comunicação, o memorando é mais formal, estruturado e utilizado como documento oficial interno, enquanto o e-mail é mais informal e pode ter uma abordagem mais direta e rápida. O memorando costuma ser registrado oficialmente e serve como prova de comunicação, diferentemente do e-mail, que muitas vezes é mais fluido.

2. Quando devo usar um memorando?

Utilize um memorando quando precisar comunicar informações importantes, solicitações ou decisões de forma formal, documentada e oficial dentro da organização, especialmente para assuntos de grande relevância ou de caráter recorrente.

3. O memorando pode ser enviado por e-mail?

Sim, atualmente o memorando muitas vezes é enviado por e-mail, desde que siga uma formatação adequada e seja considerado um documento formal. Algumas organizações mantém a versão impressa como registro oficial.

4. É obrigatório utilizar padrão na elaboração do memorando?

Embora não exista uma legislação específica obrigando, a adoção de uma estrutura padrão garante maior profissionalismo, clareza e uniformidade na comunicação interna.

5. Como garantir que um memorando seja efetivo?

Certifique-se de que a mensagem seja clara, objetiva e entregue ao público-alvo correto. Além disso, mantenha uma linguagem adequada, revise o conteúdo antes de enviar e confirme o recebimento.

Conclusão

O memorando é uma ferramenta indispensável na comunicação interna de organizações de todos os portes e segmentos. Ele garante que informações importantes sejam transmitidas de forma clara, formal e segura, além de contribuir para a organização, o controle e a transparência dentro da instituição.

Ao entender seu funcionamento, estrutura e importância, gestores e colaboradores podem melhorar a comunicação, evitar mal-entendidos e promover uma cultura organizacional mais eficiente e responsável. Como disse o autor Peter Drucker, "a melhor forma de comunicar alguma coisa é tornando-a clara." Portanto, investir na elaboração de memorandos bem estruturados é fundamental para o sucesso na gestão de qualquer organização.

Referências

Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). Norma NBR 6023:2018 - Referências.
SILVA, Carlos Eduardo. Comunicação Interna e Memória Organizacional. São Paulo: Editora Atlas, 2020.
Organização Internacional do Trabalho (OIT). Manual de Comunicação Empresarial.

Para aprofundar seu conhecimento sobre comunicação empresarial e documentação administrativa, acesse os seguintes links:
- Manual de Redação Oficial - Governo Federal
- Dicas de Comunicação Interna - Sebrae