Formato CNPJ no Excel: Guia Completo para Validar e Aplicar

O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) é uma identificação única para empresas e entidades no Brasil, essencial para who atua no mercado financeiro, administrativo e fiscal. Muitas vezes, profissionais e empresas precisam trabalhar com esses números em planilhas eletrônicas, especialmente no Excel.

No entanto, o formato do CNPJ, que segue o padrão 00.000.000/0000-00, pode gerar dificuldades na hora de inserir, validar e analisar esses dados de forma eficiente. Pensando nisso, este guia completo irá ensinar tudo o que você precisa saber para trabalhar corretamente com o formato CNPJ no Excel, incluindo validação, formatação, dicas práticas e exemplos.

Ao final, você encontrará dicas de como evitar erros comuns, além de responder às perguntas frequentes sobre esse tema, garantindo maior eficiência no seu dia a dia.

Por que é importante trabalhar com o formato CNPJ corretamente?

Validar e aplicar o formato do CNPJ no Excel é fundamental por diversos motivos:

• Padronização dos dados: Facilita a leitura e análise das informações.
• Evitar erros: Corrige entradas incorretas antes de processamento ou emissão de documentos.
• Automatização: Permite uso de fórmulas e funções para validações automáticas.
• Compliance: Assegura que os dados estejam de acordo com a legislação vigente.

Como funciona o formato CNPJ no Excel

O formato padrão do CNPJ é 00.000.000/0000-00. Essa máscara inclui pontos, barra e hífen, que ajudam na leitura e entendimento do número.

Porém, ao trabalhar em planilhas, muitas vezes é necessário que o CNPJ seja tratado como valor numérico, texto ou uma combinação de ambos, dependendo do propósito (visualização, validação, processamento).

A seguir, detalharemos como aplicar e validar esse formato de forma prática.

Como inserir o formato CNPJ no Excel

Existem diferentes formas de inserir e exibir o formato CNPJ na sua planilha. A escolha depende do uso que você pretende dar aos dados.

1. Inserção manual com formatação personalizada

Para garantir que os CNPJs tenham o formato desejado, siga estes passos:

1. Selecione as células onde deseja inserir os CNPJs.
2. Clique com o botão direito e escolha Formatar Células.
3. Vá até a aba Número.
4. Selecione a opção Personalizado.
5. Na caixa Tipo, insira a máscara:
   00\.000\.000\/0000\-00

Observação: Os caracteres de escape (barra invertida \) são usados para garantir que os pontos, barra e hífen apareçam na máscara.

1. Clique em OK.

2. Inserir CNPJ como texto para preservar máscara

Se preferir inserir os CNPJs como textos para evitar problemas com conversões, o ideal é:

• Antes de inserir, selecione as células e defina o formato como Texto.
• Digite os CNPJs exatamente no formato 00.000.000/0000-00.

Assim, o Excel tratará os números como texto, preservando a máscara original.

Como validar o formato CNPJ no Excel

Validar os CNPJs é crucial para evitar erros de entrada. O método mais eficiente é usar funções que verificam se o número possui o formato correto e se o dígito verificador está válido.

Validação com fórmula personalizada

Para validar o formato, você pode utilizar uma fórmula que verifica a estrutura do CNPJ e seus dígitos verificadores.

=E(ÉTEXTO(A1; "00\.000\.000\/0000\-00"); VERIFICAR_DÍGITO(A1))

Porém, como a validação do dígito verificador é mais complexa, podemos usar uma função personalizada em VBA ou uma fórmula mais avançada que calcule o dígito verificador.

Validação com fórmula simples (verificação de padrão)

Para uma validação básica, utilize a função TEXTO ou SOMASE combinadas com uma expressão regular em VBA, ou, preferencialmente, uma solução já pronta.

Por exemplo, uma fórmula que verifica se a célula tem exatamente 18 caracteres (incluindo pontos, barra e hífen):

=SE(EXT.TEXTO(A1;1;2)="00";"Válido";"Inválido")

Para uma validação mais robusta, recomenda-se o uso de macros ou complementos específicos para validação de CNPJ.

Como aplicar o formato CNPJ automaticamente usando fórmulas

Além da formatação visual, você pode querer criar uma coluna que exiba o CNPJ sem caracteres especiais para facilitar buscas e cálculos.

Remover caracteres especiais

Para extrair apenas números do CNPJ formatado, utilize a fórmula:

=SEERRO(SUBSTITUIR(SUBSTITUIR(SUBSTITUIR(SUBSTITUIR(A1; "."; ""); "/"; ""); "-"; ""); ""; ""); "")

Isso vai gerar apenas os números do CNPJ, facilitando validações numéricas.

Criar uma máscara automática com fórmula

Para exibir o número apenas com a máscara de formatação, use uma fórmula de concatenação:

=CONCATENAR(EXT.TEXTO(B1;1;2);"." ; EXT.TEXTO(B1;3;3); "." ; EXT.TEXTO(B1;6;3); "/" ; EXT.TEXTO(B1;9;4); "-" ; EXT.TEXTO(B1;13;2))

Onde B1 é a célula contendo apenas os números do CNPJ.

Dicas práticas para trabalhar com formato CNPJ no Excel

• Usar a função PERSONALIZADA limite erros na digitação.
• Criar listas ou tabelas com CNPJs já formatados.
• Utilizar validação de dados para garantir que o usuário insira somente números ou texto no formato correto.
• Automatizar validações usando VBA ou Power Query.
• Conferir consistência usando funções de procura, como PROCV ou ÍNDICE e CORRESP.

Tabela de validação do CNPJ

Perguntas Frequentes (FAQs)

1. Como posso validar automaticamente se um CNPJ é válido no Excel?

Para validação automática, o ideal é usar macros em VBA que implementam o cálculo do dígito verificador, verificando se o número inserido realmente pertence à lista de CNPJs válidos.

2. Como impedir que os usuários insiram CNPJs em formato incorreto?

Utilize a validação de dados do Excel, configurando regras para aceitação apenas de números com o comprimento esperado ou do tipo texto no formato adequado. Combine isso com mensagens de erro personalizadas para orientar o usuário.

3. Posso usar uma fórmula para transformar qualquer número de CNPJ em formato padrão?

Sim, usando fórmulas de concatenação com funções como EXT.TEXTO e CONCATENAR, é possível gerar a formatação adequada a partir de qualquer número de 14 dígitos.

4. Como evitar que o Excel remova os zeros iniciais do CNPJ?

Para isso, defina a célula como Texto antes de inserir o número, ou formate o campo como Personalizado com máscara 00000000000000.

5. Existe alguma ferramenta ou complemento que facilita essa validação?

Sim, há diversos complementos e plugins para Excel, além de o Power Query e VBA, que ajudam na validação avançada de CNPJs e automatizações.

Conclusão

Trabalhar com o formato CNPJ no Excel é uma tarefa simples, mas que exige atenção aos detalhes. Desde a sua formatação visual até a validação e manipulação de dados, o domínio dessas técnicas garante maior precisão e eficiência na gestão de informações empresariais.

Lembre-se de que a automação, aliada às boas práticas de validação, pode reduzir consideravelmente erros humanos, otimizar processos de cadastro e validação de dados e garantir maior conformidade com a legislação vigente.

Se precisar de mais recursos, confira site oficial da Receita Federal para validação oficial de CNPJs.

E para aprofundar seus conhecimentos em Excel, acesse Microsoft Excel Support.

Referências

• Receita Federal. (2023). Consulta de CNPJ. Disponível em: https://servicos.receita.fazenda.gov.br/Servicos/cnpjreva/Cnpjreva_SElectronico.asp
• Microsoft. (2023). Ajuda do Excel. Disponível em: https://support.microsoft.com/excel

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