Como Se Faz Um Ofício: Guia Completo para Elaboração

O ofício é um documento formal utilizado para comunicação oficial entre órgãos públicos, empresas, instituições e cidadãos. Sua elaboração adequada é fundamental para garantir a clareza, objetividade e eficiência na transmissão de mensagens importantes. Muitos ainda têm dificuldades em estruturar um ofício de modo correto, o que pode comprometer a credibilidade e o entendimento da mensagem.

Este guia completo irá orientar você passo a passo sobre como fazer um ofício, incluindo suas partes essenciais, dicas de redação, exemplos e dicas práticas para garantir um documento bem elaborado. Se você busca entender o procedimento adequado para criar um ofício eficiente e formal, continue lendo.

O que é um Ofício?

Um ofício é uma comunicação oficial escrita, utilizada principalmente na Administração Pública e em instituições que necessitam de registros formais de suas solicitações, respostas ou comunicados. Ele tem por finalidade solicitar, informar, encaminhar ou comunicar algo de maneira clara e correta a terceiros.

Características principais do ofício

• Formalidade
• Clareza e objetividade
• Estrutura bem definida
• Uso de linguagem adequada e respeitosa
• Data e identificação do emissor

Partes de um Ofício

Para elaborar um ofício eficiente, é importante entender suas partes constituintes. A seguir, detalhamos cada uma delas:

1. Cabeçalho

Contém os dados do órgão ou pessoa que está enviando o documento. Geralmente, inclui:

• Logo ou brasão (opcional)
• Nome da instituição ou órgão
• Endereço completo
• Contato (telefone, e-mail)

2. Local e Data

Responsáveis por indicar onde e quando o ofício está sendo elaborado.

3. Numeração do Ofício

Empregada para controle interno, a numeração permite organização e fácil consulta futura.

4. Destinatário

Nome, cargo e endereço da pessoa ou órgão destinatário da mensagem.

5. Assunto

Deve ser sucinto, destacando o tema principal do ofício.

6. Corpo do Texto

Escrito de forma clara, com introdução, desenvolvimento e conclusão.

7. Despedida e assinatura

Palavras de cortesia seguidas da assinatura do responsável pelo documento.

8. Rodapé ou nota de rodapé (opcional)

Informações adicionais, como anexos ou instruções especiais.

Como Elaborar um Ofício: Passo a Passo

A seguir, apresentamos uma metodologia estruturada para criar um ofício de forma correta e eficiente.

Passo 1: Organização das informações

Antes de começar a redação, reúna todas as informações necessárias: nomes, cargos, endereço, conteúdo da solicitação ou mensagem.

Passo 2: Estruturação do documento

Divida o ofício em suas partes principais e defina o conteúdo de cada uma de forma clara.

Passo 3: Redação do corpo do ofício

Utilize uma linguagem formal, direta e respeitosa. Faça uma introdução breve, desenvolva o tema e conclua com uma solicitação ou agradecimento.

Passo 4: Revisão

Revise o documento atentamente, verificando coerência, ortografia, pontuação e se todas as informações estão corretas.

Passo 5: Formatação final

Ajuste a formatação de acordo com o padrão institucional, incluindo fontes, espaçamento e alinhamento.

Modelos de Ofício

Apresentamos um exemplo básico de ofício para facilitar sua compreensão:

[LOGO ou brasão da instituição, se houver][Nome da Instituição]Endereço completo, Bairro, Cidade - UFTelefone: (xx) xxxx-xxxx | E-mail: contato@instituicao.com.brLocalidade, DD de Mês de AnoÀ[Nome do destinatário]CargoEndereço completo, Bairro, Cidade - UFAssunto: [título breve do assunto]Prezado(a) Sr(a). [Nome do destinatário],[Texto do corpo do ofício, contendo a introdução, desenvolvimento e conclusão.]Atenciosamente,[Assinatura][Nome completo do remetente]Cargo[Dados de contato ou assinatura digital][Anexos, se houver]

Dicas para Redigir um Ofício Eficiente

• Seja objetivo e direto ao ponto.
• Use uma linguagem formal e adequada ao destinatário.
• Evite erros gramaticais e de digitação.
• Mantenha o texto coerente e bem estruturado.
• Respeite a norma culta da língua portuguesa.
• Utilize o formato padrão, se possível, de acordo com a instituição.

Tabela de Exemplos de Frases Comuns em Ofícios

Perguntas Frequentes (FAQs)

1. Qual a diferença entre ofício e memorando?

O ofício é um documento oficial de comunicação realizado entre órgãos públicos ou instituições de maior formalidade. O memorando, por sua vez, é uma comunicação interna, mais informal, utilizada dentro de uma mesma organização ou setor.

2. É necessário usar carimbo ou assinatura física?

Sim, geralmente, o ofício deve ser assinado pelo responsável ou responsável pelo órgão, além de conter o carimbo oficial para validar o documento.

3. Como enviar um ofício?

Pode ser enviado fisicamente via correios ou entregue presencialmente, ou ainda por meios digitais, como e-mail, com assinatura digital, desde que autorizado pelo órgão ou instituição.

4. Preciso de algum documento específico para fazer um ofício?

Não há documentos específicos, mas o padrão do ofício deve seguir as normas internas e o formato oficial adotado pela instituição ou órgão público.

Conclusão

Saber como fazer um ofício de maneira correta é essencial para garantir uma comunicação eficaz, profissional e adequada às normas institucionais. Seguindo o passo a passo apresentado neste guia, você estará apto a elaborar documentos claros, objetivos e bem estruturados, contribuindo para uma relação formal eficiente e respeitosa.

Lembre-se sempre de revisar o conteúdo antes do envio e de manter uma linguagem respeitosa e profissional.

Referências

• Lei nº 9.784/1999: Disposições sobre o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L9784.htm
• Ministério da Economia - Guia de Redação Oficial. Disponível em: https://www.gov.br/economia/pt-br/assuntos/administracao-publica/gestao/documentos-oficiais

Se precisar de modelos específicos de ofícios para diferentes situações ou exemplos mais detalhados, consulte também plataformas especializadas em documentos oficiais ou o site do Tribunal de Justiça do seu estado para orientações adicionais.

Agora que você conhece todos os detalhes, coloque em prática e elabore seus ofícios com segurança e profissionalismo!