Como Fazer um Ofício: Guia Passo a Passo para Seu Documento Oficial

Se você precisa emitir um documento formal para comunicar uma instituição, órgão público ou empresa, elaborar um ofício de maneira correta é fundamental. Um ofício bem escrito transmite profissionalismo, clareza e objetividade, além de garantir que sua mensagem seja compreendida e respeitada. Neste artigo, vamos apresentar um guia completo, passo a passo, de como fazer um ofício eficiente e adequado às normas oficiais brasileiras.

Introdução

O ofício é uma peça fundamental na comunicação oficial, utilizada frequentemente por empresas, órgãos públicos, instituições de ensino e profissionais liberais. Sua elaboração requer atenção a detalhes técnicos, formatação e ao conteúdo, para assegurar que a mensagem seja transmitida de forma clara, objetiva e respeitando os protocolos estabelecidos.

Segundo a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), a padronização de documentos é essencial para garantir a uniformidade e a credibilidade das informações transmitidas. Por isso, aprender a fazer um ofício corretamente é uma habilidade valiosa no ambiente profissional e administrativo.

Neste guia, exploraremos desde a estrutura básica de um ofício até dicas práticas para garantir a sua eficácia, incluindo exemplos, tabelas e perguntas frequentes para facilitar seu entendimento.

O que é um Ofício?

Um ofício é um documento oficial utilizado para solicitar, informar ou comunicar algo de maneira formal. Ele costuma ser dirigido a uma autoridade, órgão ou pessoa jurídica, e deve seguir regras específicas de formatação e conteúdo.

Características principais do ofício

Formalidade: linguagem respeitosa e objetiva.
Clareza: informações bem estruturadas e de fácil compreensão.
Objetividade: foco na mensagem principal.
Padronização: atendendo às normas técnicas e institucionais.

Finalidades do ofício

Solicitação de informações ou documentos.
Comunicação de decisões ou ações.
Encaminhamento de pedidos, reclamações ou convites.
Registro de pedidos internos ou externos.

Estrutura de um Ofício

Conhecer a estrutura adequada é essencial para produzir um documento oficial eficaz. A seguir, apresentamos os elementos básicos que compõem um ofício, detalhados em uma tabela de fácil compreensão.

Tabela: Estrutura de um Ofício

Elemento	Descrição	Exemplos
Cabeçalho	Conjunto de informações do órgão ou empresa emissora.	Logo, nome, endereço, CNPJ
Local e Data	Indica o local e a data de emissão do documento.	São Paulo, 15 de outubro de 2023
Número do Ofício	Número sequencial do documento (opcional, de acordo com a instituição).	Ofício nº 123/2023
Destinatário	Nome, cargo, órgão e endereço do destinatário.	Para: João Silva, Diretor, XYZ Ltda.
Assunto	Resumo do tema central do ofício.	Assunto: Solicitação de Documentação
Saudação	Forma de saudação oficial.	Senhor,
Corpo do texto	Desenvolvimento do conteúdo, com objetividade e clareza.	Conteúdo do pedido ou informação.
Encerramento	Frases finais, agradecimentos ou solicitações de retorno.	Atenciosamente,
Assinatura	Assinatura do responsável pelo documento com cargo.	________
Rodapé	Informações adicionais, como telefones, contatos, ou notas obrigatórias.	Telefone: (11) 1234-5678

Passo a Passo para Elaborar um Ofício

1. Planejamento do Conteúdo

Antes de começar a escrever, defina claramente a finalidade do ofício e quais informações precisam ser transmitidas. Faça uma lista do que deve estar presente, incluindo nomes, datas, números e demais detalhes essenciais.

2. Seleção do Modelo Padrão

Utilize um modelo de ofício que atenda às normas institucionais ou às recomendações da ABNT. Isso garante uniformidade e profissionalismo no documento.

3. Preenchimento da Cabeça

Inclua o cabeçalho oficial de sua organização, como logotipo, nome completo, endereço e CNPJ (quando aplicável). Essa primeira impressão é fundamental.

4. Inserção de Local e Data

No canto superior direito ou alinhado à esquerda, informe a cidade e a data de emissão, sempre por extenso e sem abreviações.

5. Número do Ofício

Se sua instituição utiliza numeração sequencial, insira o número correspondente, seguindo o formato interno da organização.

6. Destinatário e Assunto

No início do corpo do documento, informe o destinatário completo e o assunto de forma clara, destacando-o para facilitar a leitura.

7. Redação do Corpo do Texto

Seja objetivo, evite ambiguidades. Divida o conteúdo em parágrafos curtos e utilize uma linguagem formal, direta e respeitosa.

8. Finalização e Assinatura

Conclua o ofício com uma frase de cortesia, assine digital ou manualmente e, se necessário, acrescente o cargo do signatário.

Modelo de Ofício Simples

[Cabeçalho oficial da instituição]São Paulo, 15 de outubro de 2023Ofício nº 123/2023Para: João Silva  Diretor Executivo  XYZ Ltda.  Endereço: Rua das Flores, 123 – Centro  São Paulo - SPAssunto: Solicitação de DocumentaçãoPrezado Senhor,Venho por meio deste solicitar cópia do documento de autorização para a realização do evento previsto para o próximo mês. A documentação é necessária para fins de regularização junto às autoridades municipais.Agradecemos antecipadamente pela atenção e colaboração. Caso haja necessidade de esclarecimentos adicionais, estou à disposição através do telefone (11) 9876-5432 ou pelo e-mail exemplo@instituicao.org.Atenciosamente,[Assinatura manuscrita ou digital]Maria Oliveira  Gerente Administrativa

Dicas para Fazer um Ofício Eficiente

Sempre confira a ortografia e gramática antes de finalizar o documento.
Seja objetivo ao expor os fatos e pedidos.
Utilize fontes padrão, como Arial ou Times New Roman, tamanho 12.
Mantenha o documento limpo, sem erros de digitação ou formatação.
Utilize linguagem formal, sem gírias ou abreviações.

Perguntas Frequentes (FAQs)

1. Qual a importância de seguir um modelo de ofício padrão?

Seguir um modelo garante conformidade às normas oficiais, transmite profissionalismo e evita erros que possam comprometer a credibilidade do documento.

2. Posso enviar um ofício por e-mail?

Sim, atualmente é comum e aceitável o envio de ofícios por e-mail, especialmente com assinatura digital. Contudo, o documento impresso ainda é recomendado para fins de registro oficial.

3. Como faço para numerar os ofícios?

Cada instituição possui sua própria rotina de numeração sequencial. Geralmente, o número inclui ano e sequência (exemplo: 001/2023). Verifique as regras internas do seu órgão.

4. Quais fontes podem ser usadas em um ofício?

As fontes mais recomendadas são Arial ou Times New Roman, tamanho 12, pois facilitam a leitura e mantêm a formalidade do documento.

5. Há alguma norma específica para assinatura de um ofício?

A assinatura deve ser feita manualmente ou digitalmente, acompanhada do nome completo e cargo do signatário. Algumas instituições também exigem o carimbo oficial.

Conclusão

Sabemos que fazer um ofício exige atenção, conhecimento das normas e clareza na comunicação. Seguir os passos apresentados neste guia auxilia na elaboração de um documento formal, correto e eficiente. A prática constante e a atenção aos detalhes garantirão que seus ofícios sejam sempre bem recebidos e atendam às expectativas formais do ambiente profissional.

Lembre-se: um ofício bem elaborado é uma ponte de comunicação confiável, que transmite credibilidade e respeita as normas do setor.

Referências

Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). NBR 14724: Documentos escritos — Apresentação.
Senado Federal. Normas para elaboração de documentos oficiais,
Portal do Governo Federal. Manual de Redação.

Esperamos que este guia ajude você a dominar a arte de fazer ofícios e a aprimorar sua comunicação formal. Se precisar de mais informações ou modelos específicos, não hesite em consultar fontes oficiais ou especialistas na área.