Como Fazer Um Memorando: Guia Completo para Principal

No ambiente corporativo, acadêmico ou institucional, a comunicação formal desempenha papel fundamental para garantir a clareza e efetividade das informações transmitidas. Entre os diversos tipos de comunicação escrita, o memorando se destaca como um instrumento eficiente para mensagens internas, orientações, convocações e registros oficiais. Saber como fazer um memorando corretamente é uma habilidade essencial que pode facilitar a organização, promover a transparência e assegurar que as informações cheguem ao público-alvo de maneira precisa.

Este guia completo foi elaborado para ajudar você a entender todos os passos necessários para criar um memorando bem estruturado, além de fornecer dicas práticas, exemplos e orientações para otimizar sua comunicação interna.

O que é um Memorando?

Um memorando, também conhecido como memo, é um documento formal utilizado principalmente em ambientes corporativos, governamentais e acadêmicos para comunicar informações, solicitar ações ou transmitir orientações de forma clara e direta. Diferentemente de outros formatos de comunicação, o memorando é caracterizado por sua estrutura objetiva e por ser destinado ao público interno de uma organização.

Importância de Saber Como Fazer um Memorando

• Clareza na Comunicação: Permite transmitir mensagens de forma objetiva e direta.
• Registro Oficial: Serve como documento que registra oficialmente decisões, orientações ou solicitações.
• Padronização: Segue uma estrutura padrão, facilitando a compreensão e a organização das informações.
• Eficiência: Facilita o entendimento rápido, poupando tempo dos destinatários e remetentes.

Como Fazer Um Memorando: Passo a Passo

Estrutura Básica de Um Memorando

Um memorando deve seguir uma estrutura bem definida para garantir sua efetividade. A seguir, apresentamos a estrutura padrão:

Como Estruturar Cada Seção de Forma Eficiente

Cabeçalho

No cabeçalho, você deve incluir as informações essenciais para identificar origem e destino da mensagem. Uma sugestão de formato:

**Para:** [Nome(s) do(s) destinatário(s)]**De:** [Nome do remetente]**Data:** [dia/mês/ano]**Assunto:** [Resumo do tema]

Destinatário(s) e Remetente(s)

Defina claramente quem receberá o memorando. Pode ser uma ou várias pessoas ou setores.

Data

Sempre inclua a data de elaboração do documento. Isso ajuda a contextualizar as informações e manter registros precisos.

Assunto

Deixe o assunto o mais específico possível, facilitando a compreensão rápida do tema. Exemplo: "Solicitação de manutenção preventiva nas salas de reunião."

Corpo do Texto

O corpo do memorando deve ser escrito com uma linguagem formal, direta e objetiva. Apresente as informações de forma organizada, dividindo o texto em parágrafos curtos e claros.

Dicas para o corpo do texto:

• Inicie com uma introdução breve sobre o tema.
• Desenvolva o conteúdo de forma lógica.
• Destaque pontos importantes com listas ou negrito, quando necessário.
• Finalize com uma orientação ou solicitação clara.

Encerramento e Assinatura

Termine com uma frase de fechamento e assine, se necessário. Em muitos casos internos, apenas o nome já é suficiente, mas é recomendado incluir cargo e contato.

Exemplos de Memorando

Exemplo 1: Memorando de Solicitação de Reunião

Para: Todos os gerentes de departamentoDe: João Silva – Gerente de Recursos HumanosData: 15 de outubro de 2023Assunto: Convocação para reunião de alinhamento trimestralPrezados,Gostaria de convocar todos os gerentes de departamento para uma reunião de alinhamento trimestral que acontecerá no dia 20 de outubro de 2023, às 14h, na sala de reuniões 3.A pauta incluirá a análise de resultados do último trimestre, planejamento estratégico e discussões sobre políticas internas. Sua presença é fundamental para alinharmos nossas estratégias.Contamos com a sua participação.Atenciosamente,João Silva  Gerente de Recursos Humanos

Exemplo 2: Memorando de Aviso Interno

Para: Colaboradores do Setor de MarketingDe: Ana Pereira – Supervisor de Comunicação InternaData: 10 de novembro de 2023Assunto: alteração no calendário de atividades de final de anoPrezados colegas,Informamos que, devido à realização do evento de fim de ano, o calendário de atividades do setor de Marketing sofrerá algumas alterações. As principais mudanças incluem:- Reuniões de planejamento antecipadas para o dia 12/11.- Encerramento das atividades administrativas no dia 22/12.- Recesso oficial de 23/12 a 02/01.Mais detalhes serão enviados em breve. Contamos com a colaboração de todos para garantir uma transição tranquila.Atenciosamente,Ana Pereira  Supervisor de Comunicação Interna

Dicas de Redação para Memorandos

• Use linguagem formal e respeitosa.
• Seja objetivo na transmissão das informações.
• Evite jargões ou termos técnicos desnecessários.
• Revise o texto para garantir clareza e correção gramatical.
• Utilize bullet points ou listas numeradas para itens importantes.
• Mantenha o documento breve, preferencialmente entre uma e duas páginas.

Por Que a Otimização SEO é Importante em Memoranços Internos?

Embora memos sejam documentos internos, a otimização SEO pode facilitar a busca e organização dos arquivos digitais. Algumas dicas incluem usar palavras-chave relevantes no assunto e no corpo do texto, além de manter uma linguagem clara e padronizada para facilitar a indexação e recuperação de informações.

Perguntas Frequentes (FAQs)

1. Qual a diferença entre memorando e e-mail interno?

Apesar de ambos serem usados para comunicação interna, o memorando é um documento formal, estruturado e muitas vezes registrado oficialmente. O e-mail é mais informal, flexível e costuma ter uma comunicação mais rápida.

2. Preciso assinar um memorando?

Sim, a assinatura é importante para validar o documento, especialmente quando se trata de orientações, decisões ou registros oficiais. Em contextos internos informais, o nome no final pode ser suficiente.

3. Posso enviar um memorando por e-mail?

Sim, é comum enviar memorandos por e-mail, especialmente em ambientes digitais. Porém, a versão impressa ou arquivada em formato físico ainda é recomendável para registros formais.

4. Quais cuidados devo ter ao fazer um memorando?

• Revisar ortografia e gramática.
• Manter a objetividade.
• Garantir que todas as informações essenciais estejam presentes.
• Seguir a estrutura padrão, quando possível.

Conclusão

Saber como fazer um memorando eficaz é uma competência valiosa para qualquer profissional que deseja se comunicar de forma clara, objetiva e formal dentro de uma organização. Seguindo a estrutura adequada e prezando pela objetividade, você garantirá que suas mensagens sejam compreendidas e que seus registros internos sejam confiáveis e bem organizados.

Lembre-se que, para otimizar a comunicação interna, também é importante manter um padrão consistente e adaptar o conteúdo às necessidades específicas do público-alvo. Praticar a redação de memorandos contribui para uma cultura organizacional mais transparente e eficiente.

Referências

• Manual de Redação da Presidência da República. Secretaria de Imprensa da Presidência da República, 2002.
• Como Redigir Memorandos - Sebrae
• Dicas de Comunicação Interna - Administradores

Este artigo foi elaborado para ajudá-lo a entender o passo a passo de como fazer um memorando eficiente, garantindo uma comunicação interna clara, objetiva e eficaz.