Como Fazer Organograma no Excel: Guia Completo e Prático

O organograma é uma ferramenta essencial para visualizar a estrutura hierárquica de uma organização, mostrando as relações de subordinação e os cargos dentro da empresa. Ter um organograma bem elaborado facilita a compreensão da cadeia de comando, melhora a comunicação interna e otimiza a gestão de equipes.

Se você busca uma maneira eficiente de criar organogramas de forma prática e rápida, o Excel é uma excelente opção. Apesar de ser conhecido principalmente como uma ferramenta de planilhas, o Excel também possui recursos que facilitam a criação de diagramas, incluindo organogramas. Neste guia completo, vamos ensinar passo a passo como fazer organograma no Excel, incluindo dicas e truques para deixar seu diagrama visualmente atrativo e informativo.

Por que usar o Excel para fazer organograma?

Existem várias razões pelas quais o Excel é uma ótima ferramenta para criar organogramas:

• Facilidade de uso: Muitos usuários já dominam o Excel, tornando sua utilização rápida e eficiente.
• Custos reduzidos: Não é necessário adquirir softwares adicionais, já que o Excel faz parte do pacote Microsoft Office.
• Ferramentas de edição: Possui recursos de formatação, cores, conexões e animações para personalizar o organograma.
• Integração com outras planilhas: Permite importar dados e automatizar a criação de diagramas.

Segundo Steve Jobs, "Design não é apenas o que parece e o que se sente. Design é como funciona." Assim, ao criar um organograma eficiente no Excel, você garante que sua estrutura funciona melhor para sua equipe.

Como fazer um organograma no Excel: Passo a passo

A seguir, apresentamos um método completo para criar seu organograma, usando o recurso de gráficos SmartArt do Excel.

Passo 1: Planejamento e coleta de dados

Antes de começar a criar o organograma, é importante planejar a estrutura hierárquica da organização. Faça uma lista de cargos e quebras de hierarquia.

Você pode montar essa tabela no Excel ou em outra planilha para consultar ao criar seu gráfico.

Passo 2: Inserir o gráfico SmartArt

1. Abra o Excel e insira uma nova planilha.
2. Vá até a aba Inserir no menu superior.
3. Na seção Ilustrações, clique em SmartArt.
4. Na janela que abrir, selecione a categoria Hierarquia.
5. Escolha um modelo de organograma, como Organograma ou OrganogramaOrganizacional.
6. Clique em OK para inserir o gráfico na planilha.

Passo 3: Inserir os dados no SmartArt

Existem duas maneiras de colocar os dados no seu organograma:

Método 1: Inserir texto diretamente nas caixas

• Clique em uma caixa do gráfico e insira o nome do cargo ou da pessoa correspondente.
• Use a tecla Enter para passar para a próxima caixa e preencher de acordo com a hierarquia.

Método 2: Usar uma tabela auxiliar e uma macro

Para organogramas mais complexos, você pode usar uma tabela de dados e uma macro para gerar o diagrama automaticamente, mas para a maioria dos casos, inserir os textos manualmente é suficiente.

Passo 4: Personalizar o visual do seu organograma

Depois de inserir os nomes e cargos, você pode personalizar o visual do seu gráfico:

• Alterar cores: Clique em Design de SmartArt e escolha uma paleta de cores que combine com a identidade visual da sua organização.
• Ajustar tamanhos: Arraste as caixas para ajustar tamanhos e posições.
• Adicionar ou remover caixas: Use o painel de texto do SmartArt para inserir ou excluir posições na hierarquia.
• Formatar texto: Utilize as opções de formatação padrão para mudar fontes, tamanhos, cores e alinhamentos.

Passo 5: Refinar e finalizar

Para deixar seu organograma mais organizado e visualmente agradável:

• Use linhas e formas para conectar diferentes partes do organograma.
• Inclua cores diferentes para diferentes departamentos ou cargos.
• Adicione comentários ou notas explicativas via caixas de texto adicionais.

Como criar um organograma automátoricamente a partir de dados

Se você possui uma grande quantidade de dados ou uma estrutura complexa, pode automatizar a criação do organograma usando o recurso de Inserir Gráfico Hierárquico ou macros VBA.

Inserir uma lista de dados e criar o organograma

Você pode usar o recurso Relatório de Estrutura Hierárquica com base em uma tabela. Para isso:

1. Organize seus dados em uma tabela semelhante à tabela do Passo 1.
2. Utilize o suplemento de Power Query ou ferramentas externas específicas para transformar esses dados em um gráfico.

Mais detalhes podem ser encontrados no site da Microsoft Office Support.

Dicas para melhorar seu organograma no Excel

• Use cores consistentes: Para diferenciar setores ou níveis hierárquicos.
• Mantenha simplicidade: Evite informações excessivas; o objetivo é clareza.
• Atualize regularmente: Conforme mudanças na estrutura organizacional.
• Salve cópias de segurança: Para evitar perdas acidentais de dados.

Perguntas Frequentes

1. Posso criar um organograma automaticamente no Excel a partir de uma lista?

Sim, utilizando recursos como Power Query, macros VBA ou complementos específicos, é possível gerar um organograma automaticamente com base em uma lista de cargos e relações hierárquicas.

2. Qual versão do Excel posso usar para criar organogramas?

O recurso de SmartArt está disponível a partir do Excel 2007. Recomendamos utilizar versões mais atualizadas (Excel 2013, 2016, 2019 ou Office 365) para melhor compatibilidade e recursos adicionais.

3. É possível exportar o organograma do Excel para outros formatos?

Sim. Você pode copiar o gráfico SmartArt e colar em programas como PowerPoint ou Word, ou exportar o arquivo como PDF para compartilhamento.

4. Como tornar meu organograma mais profissional?

Utilize cores harmônicas, fontes legíveis, alinhe os elementos de forma uniforme e evite excesso de informações. Também pode usar ferramentas externas para criar diagramas mais avançados, como o Lucidchart ou o Canva, importando posteriormente para o Excel.

Conclusão

Criar um organograma no Excel é uma tarefa acessível e prática, ideal para quem deseja uma solução rápida para ilustrar a estrutura de uma organização. Com as etapas apresentadas neste guia, você pode montar diagramas claros, profissionais e ajustáveis às suas necessidades.

Lembre-se de que a chave para um bom organograma é a clareza e facilidade de compreensão. Aproveite as ferramentas do Excel e personalize seu diagrama para refletir exatamente sua organização.

Para aprimorar ainda mais suas habilidades, confira também este artigo sobre melhores práticas em organogramas, que oferece dicas adicionais para tornar seus diagramas mais eficientes.

Referências

• Microsoft Support - Criar um organograma utilizando SmartArt. Disponível em: https://support.microsoft.com/pt-br/office/criar-um-organograma-utilizando-smartart-be39b7ff-0313-4b5f-b8f7-274c10ece60b
• Lucidchart Blog - Como fazer um organograma eficaz. Disponível em: https://www.lucidchart.com/blog/como-fazer-um-organograma-eficaz
• Microsoft Office - Recursos do SmartArt. Disponível em: https://support.microsoft.com/pt-br/office/recursos-do-smartart-3a9f4f49-80de-4c52-9d1a-dd2227a09fba

Este artigo foi elaborado para ajudar profissionais e estudantes a entenderem o processo de criação de organogramas no Excel, facilitando a comunicação e gestão das estruturas organizacionais.