Como Fazer Ofício: Guia Completo para Escrever Documentos Oficiais

No universo corporativo, acadêmico e administrativo, a elaboração de ofícios é uma habilidade essencial. Esses documentos oficiais são utilizados para solicitar informações, estabelecer parcerias, comunicar decisões ou formalizar reivindicações. Saber como fazer um ofício corretamente é fundamental para garantir clareza, formalidade e eficiência na comunicação.

Este guia completo irá abordar passo a passo o processo de elaboração de ofícios, incluindo exemplos práticos, dicas de formatação, perguntas frequentes e referências importantes. Ao final, você terá todas as ferramentas necessárias para criar ofícios profissionais e bem elaborados.

O que é um ofício?

Um ofício é um documento de comunicação oficial emitido por uma pessoa, órgão ou instituição para outro, com o objetivo de transmitir informações, solicitar ações ou comunicar decisões de forma formal. Ele costuma seguir uma estrutura padrão e é utilizado em diferentes contextos, como órgãos públicos, empresas, universidades e ONG's.

Por que aprender a fazer um ofício?

Saber fazer um ofício de forma adequada garante:

Comunicação clara e formal
Cumprimento de procedimentos legais e administrativos
Melhoria na imagem institucional
Garantia de registros oficiais e comprovações

Como fazer um ofício: passo a passo

H2 Estrutura Básica de um ofício

Para elaborar um ofício eficaz, é fundamental seguir uma estrutura padrão. A seguir, apresentamos os principais componentes:

Componente	Descrição
Cabeçalho	Inclui o logos, identificação da instituição, endereço, contatos e número do ofício.
Data	Data de emissão do documento, local e data por extenso.
Destinatário	Nome, cargo e endereço do destinatário do ofício.
Assunto	Linha que indica de forma clara o tema do documento.
Saudação	Formalidade de abertura do documento, como “Prezado Senhor” ou equivalente.
Corpo do texto	Desenvolvimento do conteúdo, objetivo, informações necessárias e justificativas.
Encerramento	Frases de encerramento, como “Atenciosamente”, seguidas da assinatura.
Assinatura	Nome completo, cargo e, se necessário, carimbo ou selo oficial.
Anexos (se houver)	Lista de documentos anexados ao ofício.

H2 Passo a passo para escrever um ofício

H3 1. Planejamento e levantamento de informações

Antes de começar a escrever, é importante coletar todas as informações necessárias, como nomes, datas, detalhes do assunto e documentos anexos.

H3 2. Definir o objetivo do ofício

Tenha clareza sobre o que deseja comunicar ou solicitar. Isso ajudará a manter o foco no conteúdo.

H3 3. Escolher o formato adequado

Utilize um modelo formal, com margens padrão e fonte legível, como Arial ou Times New Roman, tamanho 12.

H3 4. Escrever a introdução

Comece identificando a origem do documento e o propósito do ofício de forma sucinta.

H3 5. Desenvolver o corpo do ofício

Apresente as informações de forma clara, objetiva e organizada. Seja direto ao ponto, evitando linguagem ambígua.

H3 6. Concluir de forma adequada

Finalize reforçando o pedido ou esclarecendo as próximas ações esperadas.

H3 7. Revisão e formatação final

Revise ortografia, gramática e formatação. Verifique a consistência das informações e a correta disposição dos componentes.

H2 Exemplos de ofícios

A seguir, apresentamos um exemplo de ofício para ajudar na compreensão da estrutura e linguagem adequada:

[Logotipo ou cabeçalho da instituição]OFÍCIO N° 045/2023João SilvaDiretor de Recursos HumanosEmpresa X Ltda.Rua das Flores, 123São Paulo – SPSão Paulo, 15 de outubro de 2023Assunto: Solicitação de documentos para integraçãoPrezado Senhor João Silva,Venho por meio deste solicitar os documentos necessários para a efetivação da integração do novo funcionário, Sr. Carlos Pereira, contratado sob o regime CLT, conforme acordo firmado na reunião do dia 10 de outubro de 2023.Solicitamos, por gentileza, o envio da seguinte documentação até o dia 20 de outubro de 2023:- Cópia do RG e CPF- Comprovante de residência atualizado- Certificado de reservista (se aplicável)- Comprovante de escolaridadeAgradecemos a atenção e ficamos à disposição para quaisquer esclarecimentos.Atenciosamente,[Assinatura]Maria SouzaGerente de Recursos HumanosEmpresa XYZ

Dicas importantes para fazer um ofício eficaz

Use linguagem formal e objetiva.
Seja específico no assunto e nas solicitações.
Evite erros de ortografia e digitação.
Mantenha uma apresentação limpa e organizada.
Faça a revisão final antes de enviar.

Perguntas frequentes (FAQs)

1. Qual é a diferença entre um ofício e uma carta?

O ofício é um documento formal e oficial, utilizado em contextos administrativos e governamentais. A carta, embora também formal, é mais comum em situações pessoais e comerciais, podendo ter uma estrutura menos rígida.

2. Preciso de assinatura em todos os ofícios?

Sim, a assinatura do responsável pela elaboração do ofício é obrigatória para validar o documento. Em alguns casos, o carimbo também é utilizado.

3. Como enviar um ofício?

Pode ser enviado fisicamente, por meio de correio oficial ou pessoalmente, ou digitalmente, através de e-mail ou plataformas específicas de órgãos públicos.

4. Posso fazer um ofício informal?

Não, o ofício deve seguir uma linguagem formal e estruturada, mesmo em contextos internos ou de menor formalidade.

5. Quanto tempo leva para receber uma resposta?

Depende do conteúdo do ofício e do órgão ou pessoa destinatária. Recomenda-se um prazo de 5 a 15 dias úteis para resposta, dependendo do assunto.

Conclusão

Saber como fazer um ofício é uma competência fundamental para qualquer profissional ou instituição que deseja manter uma comunicação formal, clara e eficiente. Seguindo os passos e dicas apresentados neste guia, você estará preparado para elaborar documentos oficiais de alta qualidade, atendendo às exigências administrativas e legais.

Lembre-se sempre de revisar cuidadosamente cada detalhe do seu ofício e de adaptar o conteúdo à sua realidade específica. A prática constante aprimora essa habilidade, tornando sua comunicação mais profissional e eficaz.

Se desejar aprofundar seus conhecimentos sobre documentos administrativos e orientações específicas, consulte também os sites Portal do Governo Federal e SEI — Sistema Eletrônico do Documento Público.

Referências

BRASIL, Ministério da Administração. Manual de Redação Oficial. Brasília: MPOG, 2020.
Secretaria de Elaboração de Normas do Governo Federal. Normas para Elaboração de Documentos Oficiais. Disponível em: https://www.gov.br/secretariadetonormas.
Oliveira, João. Como Elaborar Ofícios e Documentos Oficiais. Editora ABC, 2021.

Este conteúdo foi elaborado para oferecer um guia completo, didático e otimizado para buscadores, facilitando a compreensão de como fazer um ofício eficiente e profissional.