Como Dar Baixa na Empresa: Guia Completo e Passo a Passo

Dar baixa na empresa é um procedimento importante para encerrar formalmente as atividades de um negócio perante os órgãos competentes. Seja por motivos de encerramento, falência, dissolução ou encerramento de atividades, o processo de baixa deve ser realizado com atenção às etapas corretas para evitar pendências fiscais, trabalhistas ou jurídicas futuras.

Este artigo apresenta um guia completo com passo a passo detalhado, dicas essenciais, perguntas frequentes, além de referências que ajudarão você a entender como fazer a baixa da sua empresa de forma segura e eficiente.

Por que é importante dar baixa na empresa?

Dar baixa na empresa é fundamental para:

Encerrar oficialmente as atividades comerciais;
Evitar multas e penalidades por inadimplência ou omissão;
Regularizar pendências fiscais e tributárias;
Finalizar contratos e obrigações com fornecedores, clientes, empregados e órgãos públicos;
Fazer o encerramento de forma legal e transparente.

Quem pode solicitar a baixa na empresa?

A solicitação de baixa pode ser realizada pelo titular, sócio administrador ou representante legal da empresa. É importante que a pessoa responsável tenha toda a documentação necessária para comprovar sua identidade e a representação.

Como fazer a baixa na empresa: passos detalhados

A seguir, apresentamos o passo a passo para dar baixa na sua empresa de forma correta.

1. Reúna toda a documentação necessária

Antes de iniciar o processo, organize documentos como:

Contrato social ou estatuto social;
Documentos de identidade e CPF dos sócios e representantes legais;
Certidões negativas de débitos fiscais e trabalhistas;
Comprovantes de pagamento de tributos (DASN, GFIP, DAS, etc.);
Boletim de ocorrência (se houver irregularidades ou dívidas litigiosas);
Ata de decisão de dissolução ou encerramento, se aplicável.

2. Verifique pendências fiscais e trabalhistas

Antes de solicitar a baixa, é imprescindível quitar todas as dívidas existentes com o INSS, Receita Federal, Prefeituras e demais órgãos envolvidos. Faça um levantamento em:

Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) ou GNRE;
GFIP/SEFIP (Guia de recolhimento do FGTS);
Débitos de Tributos Federais e Estaduais;
Dívidas Trabalhistas e pendências com o INSS.

3. Encerramento das atividades e elaboração de ata de assembleia (se necessário)

Se a sua empresa for sociedade, é recomendável convocar uma assembleia ou reunião de sócios para deliberar pelo encerramento das atividades e formalizar a decisão por meio de uma ata.

4. Solicitar a baixa na Junta Comercial

A baixa na Junta Comercial é obrigatória para empresas registradas em órgãos estaduais ou municipais. Este procedimento pode variar conforme o estado ou município, mas geralmente envolve:

Preencher o formulário de pedido de baixa;
Apresentar a documentação comprobatória;
Pagar taxas específicas;
Protocolar o pedido na Junta Comercial do estado.

5. Encerramento na Receita Federal

Para empresas com CNPJ ativo, a baixa deve ser comunicada à Receita Federal. Para isso:

Acesse o e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte);
Envie a declaração de baixa de inscrição no CNPJ (opção “Baixa de Atividade” ou similar);
Anexe os documentos exigidos;
Aguarde a análise e confirmação de baixa por parte da Receita Federal.

6. Encerramento na Prefeitura Municipal

Se sua empresa possui inscrição municipal, realize a solicitação de baixa na Secretaria de Finanças ou equivalente, seguindo as orientações locais:

Quitação de tributos municipais;
Solicitação de alta/baixa no cadastro de contribuintes.

7. Comunicação à Previdência Social

A empresa também precisa comunicar seu encerramento ao INSS, realizando o envio do documento de fechamento responsável pela regularização das contribuições e possíveis indenizações trabalhistas.

8. Baixa na Secretaria da Fazenda Estadual

No caso de empresas que operam com impostos estaduais, como ICMS, também é necessário realizar a baixa na Secretaria da Fazenda de seu estado.

9. Formalização e Compilação de Documentos

Após concluir os procedimentos acima, compile toda a documentação do processo de baixa, incluindo protocolos, recibos e comunicações às entidades, para manter um arquivo organizado.

Tabela Resumo do Processo de Baixa Empresarial

Etapa	Descrição	Órgão Responsável	Documentos Necessários	Observações
1	Reunião de assembleia ou decisão formal	Sócios ou Administração	Ata de encerramento	Opcional, dependendo do tipo societário
2	Quitação de pendências fiscais e trabalhistas	Diversos órgãos	Certidões negativas, FGTS, GFIP, DAS	Fundamental para evitar impedimentos
3	Registro de baixa na Junta Comercial	Junta Comercial	Requerimento, documentos de identidade, pagamento de taxas	Pode variar por estado
4	Comunicação à Receita Federal	Receita Federal	Declaração de baixa, documentos comprobatórios	Via e-CAC ouDARF
5	Comunicação à Prefeitura Municipal	Secretaria de Finanças	Formulário de baixa, certidões negativas	Pedidos podem ter prazos específicos
6	Encerramento na Previdência Social	INSS	Comunicação oficial, RG, CPF	Garantir quitamento de contribuições
7	Confirmação e arquivamento	Proprietário ou gestor	Comprovantes de procedimento	Manter toda documentação organizada

Perguntas Frequentes (FAQs)

1. Quanto tempo leva para dar baixa na empresa?

O prazo pode variar dependendo do órgão responsável e da complexidade do processo, mas geralmente leva entre 30 a 90 dias para a conclusão de todas as etapas.

2. Existe custo para dar baixa na empresa?

Sim, há taxas de registro na Junta Comercial e possíveis custos administrativos. Portanto, consulte as tarifas específicas do seu estado ou município.

3. Preciso de um advogado ou contador para realizar o processo?

Embora possa ser feito de forma autônoma, a orientação de um contador ou advogado facilita a tramitação, garantindo que todas as etapas sejam cumpridas conforme a legislação vigente.

4. Posso dar baixa na empresa se ainda estiver com dívidas pendentes?

Sim, porém, será necessário quitar todas as pendências antes de solicitar a baixa. Caso contrário, a solicitação pode ser negada ou gerar futuras penalidades.

5. O que acontece se eu não der baixa na minha empresa?

A ausência de baixa formalizada pode resultar em multas, sanções fiscais e na continuidade de obrigações tributárias até que a situação seja regularizada.

Conclusão

Dar baixa na empresa é um procedimento que requer atenção e conhecimento das etapas burocráticas, fiscais e jurídicas envolvidas. Seguindo um passo a passo bem definido, você evita problemas futuros e encerra suas atividades de forma segura e regular. Lembre-se de verificar cuidadosamente as pendências, documentar todo o processo e contar com o auxílio de profissionais especializados quando necessário.

Ao encerrar suas operações de maneira correta, você garante a tranquilidade e a regularidade de sua situação empresarial, além de evitar possíveis complicações legais e financeiras.

Referências

Considerações finais

Para garantir uma baixa eficiente, siga todas as etapas com atenção, organize a documentação e consulte sempre as legislações específicas do seu estado ou município. Assim, você finaliza sua jornada empresarial de forma segura, sem pendências futuras ou problemas legais.

Se precisar de assistência especializada, procure um contador ou advogado de confiança para orientar você em cada etapa do processo.