MDBF Como Colocar Resposta Automática no WhatsApp: Guia Completo
O WhatsApp tornou-se uma das plataformas de comunicação mais populares no Brasil e no mundo, sendo amplamente utilizado por empresas e profissionais para manter canais de comunicação com clientes e contatos. Uma das funcionalidades que podem otimizar o atendimento e aumentar a eficiência é a resposta automática. Neste guia completo, você aprenderá passo a passo como colocar resposta automática no WhatsApp, suas vantagens, melhores práticas e dicas importantes para potencializar seu atendimento.
Introdução
Imagine estar indisponível, fora do horário de atendimento ou até mesmo ocupado com tarefas importantes, mas ainda assim deseja manter uma comunicação constante com seus clientes ou contatos. A resposta automática é a solução perfeita para esse cenário, permitindo enviar mensagens padrão de forma automática assim que alguém entra em contato com você.
Segundo uma pesquisa da WhatsApp Business, cerca de 80% dos clientes preferem empresas que oferecem respostas rápidas, o que demonstra a importância de utilizar funcionalidades como essa para melhorar o relacionamento com seu público.
Neste artigo, abordaremos:
- Como configurar resposta automática no WhatsApp Business e WhatsApp normal
- Diferentes tipos de mensagens automáticas
- Melhores práticas na utilização de respostas automáticas
- Perguntas frequentes
- Recursos adicionais e links úteis
Como colocar resposta automática no WhatsApp: passo a passo
Antes de iniciar, importante destacar que a funcionalidade de resposta automática está disponível na versão WhatsApp Business e na versão WhatsApp Business API para empresas de maior porte.
Resposta automática no WhatsApp Business
Se você utiliza o WhatsApp Business, o processo é bem simples:
Passo 1: Acesse o WhatsApp Business
Certifique-se de estar com a versão mais atualizada do aplicativo instalada.
Passo 2: Abra as configurações da empresa
Clique nos três pontinhos no canto superior direito e acesse Configurações.
Passo 3: Vá até Configurações da empresa
No menu, selecione Configurações da empresa.
Passo 4: Selecione Respostas rápidas
Aqui você pode criar e gerenciar mensagens automáticas padrão.
Passo 5: Criar uma resposta automática
Clique em Resposta rápida > Adicionar nova.
Preencha o campo de atalho (um atalho de até 50 caracteres, como "/atendimento") e o texto que será enviado automaticamente.
Passo 6: Automatizar desejada
Para configurar respostas automáticas de ausência (quando estiver fora do horário de atendimento), clique em Mensagem de ausência.
Passo 7: Ativar e personalizar
Ative a opção, escreva a mensagem desejada, defina os horários de ativação e os contatos que devem recebê-la.
Resposta automática na API do WhatsApp Business
Para empresas maiores, com integração via API, é possível configurar respostas automáticas por meio de plataformas de automação como Zendesk, Twilio ou plataformas específicas de CRM.
Se desejar fazer isso, recomendo consultar a documentação oficial do WhatsApp Business API para orientações específicas.
Tipos de mensagens automáticas no WhatsApp Business
| Tipo de mensagem | Descrição | Quando usar |
|---|---|---|
| Resposta rápida | Mensagem padrão útil para respostas frequentes | Para dúvidas comuns, horários, produtos etc. |
| Mensagem de ausência | Enviado quando você estiver fora do horário de atendimento | Para informar que o atendimento será retomado em breve |
| Mensagem de boas-vindas | Apresenta a sua empresa ao novo contato | Para dar boas-vindas ao primeiro contato ou quando reiniciar a conversa |
| Mensagens promocionais | Envio de promoções, novidades ou campanhas | Quando autorizado pelo contato, de acordo com as regras do WhatsApp |
Melhores práticas ao configurar respostas automáticas
Saber usar bem as respostas automáticas pode melhorar o relacionamento com seus contatos. Confira dicas importantes:
- Seja profissional, mas cordial.
- Personalize mensagens sempre que possível.
- Atualize suas mensagens de ausência ou boas-vindas de acordo com campanhas ou sazonalidades.
- Não substitua totalmente o atendimento humano, mantenha a interação pessoal.
- Teste as mensagens para verificar se estão claras e sem erros.
- Respeite as políticas do WhatsApp, evitando spam ou envios excessivos.
Como otimizar sua comunicação com respostas automáticas
Para maximizar o impacto das respostas automáticas, considere as seguintes estratégias:
- Utilize mensagens de boas-vindas para criar uma impressão positiva.
- Configure respostas de ausência com informações úteis, como horário de atendimento, links de suporte ou FAQs.
- Use respostas rápidas com frequência para agilizara o atendimento.
- Combine respostas automáticas com bots de atendimento para facilitar o fluxo.
Dicas adicionais:
- Inserir links úteis nas mensagens automáticas, como seu site ou FAQ, aumenta a eficiência. Confira exemplos na SuaEmpresa.com.
- Faça testes regulares para garantir que as mensagens estejam corretas e atualizadas.
- Utilize o recurso de Etiquetas no WhatsApp Business para organizar seus contatos e respostas automáticas de forma eficiente.
Perguntas frequentes (FAQs)
1. Posso configurar uma resposta automática no WhatsApp normal?
Resposta: Não. A funcionalidade de respostas automáticas está disponível somente na versão WhatsApp Business. Para uso profissional, recomendo migrar para o WhatsApp Business.
2. Como faço para configurar respostas automáticas no WhatsApp Web?
Resposta: As respostas automáticas devem ser configuradas via WhatsApp Business no celular. O WhatsApp Web é apenas uma extensão do aplicativo e não permite configurar respostas automáticas.
3. Existe limite de mensagens automáticas que posso enviar?
Resposta: No WhatsApp Business, não há limite definido, mas é importante usar o recurso com moderação para evitar parecer spam.
4. É possível enviar respostas automáticas para todos os contatos?
Resposta: Sim, você pode configurar para que as respostas automáticas sejam enviadas a todos ou apenas a contatos específicos, dependendo da configuração.
Conclusão
A utilização de respostas automáticas no WhatsApp Business é uma estratégia eficiente para melhorar o atendimento ao cliente, economizar tempo e manter uma presença ativa mesmo quando você estiver indisponível. Com passos simples e boas práticas, você pode configurar mensagens que proporcionam uma experiência positiva e profissional ao seus contatos e clientes.
Lembre-se de sempre revisar e atualizar suas mensagens, personalizar conforme o contexto e respeitar as políticas do WhatsApp para evitar qualquer problema.
Se desejar intensificar sua estratégia de atendimento, considere integrar ferramentas de automação e chatbots, como sugerido por plataformas como ManyChat ou Zendesk.
Referências
- WhatsApp Business API Documentation
- Guia de uso do WhatsApp Business
- Artigo da Neil Patel sobre o uso de chatbots no WhatsApp
Quer otimizar seu atendimento? Comece hoje mesmo a configurar suas respostas automáticas e ofereça uma experiência de qualidade aos seus contatos!