Como Colocar Mensagem de Ausência no Outlook: Guia Prático

Introdução

Nos dias atuais, enviar e-mails é uma rotina diária tanto para profissionais quanto para estudantes. No entanto, quando você está de férias, em uma viagem ou ausente por qualquer motivo, é importante comunicar essa ausência aos seus contatos. Assim, eles podem entender que sua resposta será tardia ou que não haverá retorno imediato. Uma excelente ferramenta para isso é a mensagem de ausência no Outlook.

O Outlook, um dos principais clientes de e-mail utilizados por empresas e indivíduos, oferece uma funcionalidade prática de configurar mensagens automáticas de ausência, conhecidas como "Resposta Automática" ou "Mensagem de Ausência". Neste artigo, você aprenderá de forma detalhada como colocar essa mensagem de ausência no Outlook de maneiras simples e eficazes, seja na versão desktop ou na versão online.

Por que usar a mensagem de ausência no Outlook?

Antes de mergulharmos no tutorial, vejamos algumas razões importantes para configurar sua mensagem de ausência:

• Profissionalismo: Mostra que você é organizado e respeitoso com seus contatos.
• Gerenciamento de expectativas: Seus clientes, colegas ou amigos sabem que você está indisponível.
• Evita mal-entendidos: Reduz o risco de responder de forma tardia ou de esquecer de retornar às mensagens importantes.
• Facilita a organização: Permite que você possa se concentrar em tarefas prioritárias ao retornar, sem se preocupar com e-mails acumulados.

Como colocar mensagem de ausência no Outlook: guia passo a passo

A configuração de mensagens automáticas pode variar dependendo da versão do Outlook que você utiliza: desktop (Office 365/Outlook 2019/2016), Outlook na web, ou aplicativos móveis. A seguir, apresentamos os passos para cada uma dessas plataformas.

Como colocar mensagem de ausência no Outlook Desktop

Para Outlook 2016, 2019 e Outlook para Office 365

Passo 1: Acesse a aba "Arquivo"

Clique em Arquivo, localizado no canto superior esquerdo da tela.

Passo 2: Selecione "Responder Automaticamente (Fora do Escritório)"

Na janela que se abrirá, clique na opção "Responder Automaticamente (Fora do Escritório)".

Passo 3: Configure a mensagem

1. Marque a caixa "Enviar respostas automáticas".
2. Se desejar, defina um intervalo de datas para que o Outlook envie automaticamente as respostas apenas nesse período.
3. No espaço de texto, escreva sua mensagem de ausência, por exemplo:

Olá, obrigado pelo seu contato. Estarei fora do escritório de [data de início] a [data de término] e retornarei no dia [data de retorno]. Durante esse período, posso ter acesso limitado ao e-mail. Se sua mensagem for urgente, entre em contato com [nome e contato de um colega ou responsável].**

1. Você também pode criar mensagens diferentes para contatos internos e externos, clicando nas abas correspondentes.

Passo 4: Salve e ative

Após montar sua mensagem, clique em "OK" para ativar a resposta automática.

Como colocar mensagem de ausência no Outlook na Web (OWA)

Passo 1: Faça login na sua conta Outlook

Acesse Outlook.com ou a versão web do seu Outlook corporativo.

Passo 2: Clique na engrenagem (Configurações)

No canto superior direito, clique na roda dentada.

Passo 3: Acesse "Ver toda a configuração do Outlook"

No menu suspenso, selecione essa opção.

Passo 4: Configurar resposta automática

1. Selecione "Email" > "Respostas automáticas".
2. Ative a opção "Ativar respostas automáticas".
3. Digite sua mensagem de ausência na caixa de texto que aparecer.

Estou fora do escritório de [data de início] a [data de término], retornando no dia [data de retorno]. Respostas podem ser atrasadas neste período. Para assuntos urgentes, entre em contato com [contato alternativo].

1. Se desejar, marque as opções de envio apenas durante um período específico.

Passo 5: Salve as configurações

Clique em "Salvar" para ativar a mensagem de ausência.

Como colocar mensagem de ausência no Outlook no aplicativo móvel

O aplicativo móvel do Outlook, disponível para iOS e Android, permite configurar respostas automáticas com alguns passos simples.

Passo 1: Abra o aplicativo Outlook

Faça login na sua conta.

Passo 2: Acesse as configurações

Toque na sua foto ou ícone de menu no canto superior esquerdo e escolha Configurações (ícone de engrenagem).

Passo 3: Selecione sua conta de e-mail

Toque na conta desejada.

Passo 4: Encontre a opção de Resposta Automática

Procure por "Respostas automáticas" ou "Fora do escritório", dependendo da versão.

Passo 5: Configure a mensagem

Ative a opção, digite sua mensagem de ausência e defina o período desejado.

Passo 6: Salve as configurações

Finalize tocando em "Salvar" ou equivalente.

Tabela comparativa: configurações no Outlook por plataforma

Dicas para uma mensagem de ausência eficiente

• Seja claro e objetivo quanto ao período de ausência.
• Informe alternativas de contato, se disponíveis.
• Mantenha um tom profissional e cordial.
• Inclua informações essenciais, como a data de retorno.
• Evite mensagens genéricas ou vagas demais.

Exemplo de mensagem de ausência profissional:

Prezado(a),

Agradeço seu contato. Informo que estarei fora do escritório de 10 a 20 de novembro e retornarei em 21 de novembro. Durante esse período, responderei às mensagens assim que possível, mas pode haver atraso. Para assuntos urgentes, favor contatar [nome do colega] pelo e-mail [contato].

Obrigado pela compreensão.

Perguntas Frequentes (FAQ)

1. Posso programar a mensagem de ausência para datas específicas?

Sim. Nas versões desktop e web, você pode configurar um intervalo de datas durante o qual a resposta automática será enviada automaticamente.

2. Como desativar a mensagem de ausência quando retornar?

Basta acessar novamente as configurações e desativar a opção de "Responder Automaticamente" ou "Respostas automáticas".

3. Posso configurar diferentes mensagens para contatos internos e externos?

Sim. No Outlook desktop, essa opção está disponível, permitindo mensagens distintas para cada grupo.

4. Existe alguma restrição de caracteres na mensagem?

Geralmente, o Outlook aceita mensagens de até alguns milhares de caracteres, mas recomenda-se ser objetivo para garantir a legibilidade.

Conclusão

Configurar uma mensagem de ausência no Outlook é uma prática simples que demonstra profissionalismo e melhora o gerenciamento de expectativas de seus contatos. Seja na versão desktop, na web ou no aplicativo móvel, o procedimento é intuitivo e pode ser feito em poucos minutos. Assim, você garante uma comunicação clara mesmo durante períodos de afastamento, mantendo a postura eficiente e cordial.

Lembre-se de revisar sua mensagem periodicamente para garantir que ela reflita sua situação atual.

Referências

• Microsoft Support - Respostas automáticas no Outlook para Windows
• Microsoft Support - Respostas automáticas no Outlook na Web

Conheça também

Para um gerenciamento de e-mails ainda mais eficiente, confira Dicas de produtividade no Outlook e descubra funcionalidades que facilitam sua rotina.

Esperamos que este guia tenha ajudado você a configurar sua mensagem de ausência no Outlook de forma clara e prática.