Colocar Mensagem Automática no WhatsApp: Guia Completo para Uso Eficiente

O WhatsApp é uma das plataformas de comunicação mais populares no Brasil e no mundo, sendo utilizado tanto por indivíduos quanto por empresas para manter contato com clientes, parceiros e colaboradores. Uma das funcionalidades que se destaca por facilitar a comunicação e otimizar o atendimento é a possibilidade de configurar mensagens automáticas. Essas mensagens garantem que o usuário ou cliente receba uma resposta rápida, mesmo fora do horário comercial ou em momentos de alta demanda.

Neste artigo, exploraremos detalhadamente como colocar mensagem automática no WhatsApp, seja na versão pessoal, seja na versão Business, além de fornecer dicas práticas para utilizar essa ferramenta de forma eficiente e estratégica. Você aprenderá passo a passo, dicas de boas práticas, além de esclarecer dúvidas frequentes sobre o tema.

Por que colocar mensagem automática no WhatsApp?

Implementar mensagens automáticas no WhatsApp traz diversas vantagens, especialmente para quem utiliza a plataforma para negócios. Veja algumas razões principais:

Atendimento 24/7: Mesmo que você esteja ausente, seu cliente receberá uma resposta automática.
Aprimoramento da experiência do usuário: Demonstra profissionalismo e atenção às necessidades do cliente.
Organização do fluxo de atendimento: Direciona os contatos inicialmente para uma resposta padrão, podendo orientá-los melhor.
Redução de CARTA: Diminui a dificuldade de responder simultaneamente várias mensagens, evitando atrasos.

Segundo Peter Thiel, empreendedor e investidor, "automatizar processos é uma das chaves do sucesso na era digital". Aproveite essa tecnologia para otimizar seu atendimento.

Como colocar mensagem automática no WhatsApp

Existem duas versões principais do WhatsApp que permitem o uso de mensagens automáticas: WhatsApp Pessoal (via respostas rápidas em Business) e WhatsApp Business (que oferece funcionalidades específicas para negócios).

WhatsApp Business: a melhor ferramenta para mensagens automáticas

O WhatsApp Business foi criado especialmente para empresas, oferecendo diversas funcionalidades que facilitam a automação do atendimento.

Como ativar Mensagem de Offline (Mensagem de Ausência)

A seguir, o passo a passo:

Abra o WhatsApp Business.
Acesse o menu Configurações (ícone de três pontos no Android ou na aba de configurações no iPhone).
Selecione Configurações da empresa.
Toque em Mensagem de ausência.
Ative a opção Enviar mensagem de ausência.
Personalize sua mensagem, por exemplo: "Olá! No momento, não estamos disponíveis. Entraremos em contato assim que possível."
Configure os horários em que a mensagem será enviada, podendo escolher horários específicos ou deixar como "Sempre que não puder responder".
Se desejar, pode definir quem receberá a mensagem – todos, apenas contatos ou apenas mensagens de estrelas.

Como configurar Respostas Rápidas

As respostas rápidas ajudam a enviar mensagens padrão de forma ágil:

Entre em Configurações > Ferramentas para negócios > Respostas rápidas.
Toque em Adicionar (+).
Digite o atalho para a resposta (exemplo: /precototal).
Escreva a mensagem padrão, como: "Olá! Obrigado pelo seu contato. Nós podemos fornecer uma cotação detalhada até o final do dia."
Salve.

Para usar uma resposta rápida, basta digitar o atalho e tocar na sugestão.

Dicas para uma mensagem automática eficiente

Seja claro e objetivo.
Personalize a mensagem com o nome do cliente ou detalhes relevantes, se possível.
Atualize periodicamente para manter o contato sempre relevante.
Use linguagem cordial e profissional.

Exemplos de mensagens automáticas eficazes

Situação	Mensagem de exemplo
Fora do horário comercial	"Olá! Nosso atendimento está fechado no momento. Retornaremos assim que possível."
Ao receber um contato pela primeira vez	"Olá! Obrigado por nos contactar. Em que podemos ajudar?"
Quando uma equipe estiver ocupada	"Obrigado pelo seu contato. Nossa equipe está ocupada no momento. Responderemos em breve."

Como usar mensagens automáticas para negócios de forma estratégica

Implementar mensagens automáticas não só melhora o desempenho do atendimento, mas também aumenta a satisfação do cliente e a confiança na sua marca. Aqui vão algumas dicas adicionais:

Segmente sua comunicação: envie mensagens específicas para diferentes grupos de clientes.
Automatize respostas para perguntas frequentes: reduza o volume de atendimentos manuais com respostas prontas.
Inclua chamadas para ação: convide o cliente a visitar seu site ou agendar um serviço.

Para consultorias e estratégias avançadas, considere plataformas integradas de CRM que se conectam com o WhatsApp, como a Zapier ou a Take Blip. Você pode conferir essas soluções em Zapier e Take Blip.

Integrações para automação ainda mais avançada

Existem diversas plataformas que potencializam a automação, como chatbots e CRMs integrados, possibilitando respostas mais complexas e personalizadas. Essas soluções são ideais para empresas que desejam escalar o atendimento sem perder a qualidade.

Perguntas frequentes (FAQ)

1. Posso colocar mensagem automática no WhatsApp Pessoal?

O WhatsApp Pessoal não possui suporte nativo para mensagens automáticas, como respostas de ausência ou respostas rápidas. Para essa funcionalidade, utilize o WhatsApp Business.

2. É possível enviar mensagens automáticas para todos os contatos ao mesmo tempo?

Não é possível enviar mensagens automáticas em massa para contatos que não tenham conversado anteriormente, por questões de privacidade e proteção de dados. Mas, com o WhatsApp Business, você pode automatizar respostas para contatos específicos ou grupos.

3. Como saber se minha mensagem automática foi enviada?

Ao configurar uma mensagem de ausência ou resposta rápida, você receberá uma confirmação na tela de configuração. Além disso, as respostas automáticas são enviadas automaticamente quando as condições são atendidas.

4. Há custos associados ao uso de mensagens automáticas?

O uso das funcionalidades internas do WhatsApp Business é gratuito. No entanto, plataformas de automação mais avançadas podem ter custos associados.

5. Quais cuidados ao usar mensagens automáticas?

Evite enviar mensagens excessivas ou irrelevantes, para não parecer spam. Mantém o tom cordial e personalize as mensagens sempre que possível.

Conclusão

Configurar mensagens automáticas no WhatsApp é uma estratégia eficiente para melhorar o relacionamento com seus clientes, garantir agilidade no atendimento e demonstrar profissionalismo. Com o uso do WhatsApp Business e suas funcionalidades, é possível criar uma comunicação automática, personalizada e eficiente, contribuindo para o crescimento do seu negócio.

Lembre-se: a automação deve complementar, não substituir o contato humano quando necessário. Use essa ferramenta para otimizar seu tempo, fortalecer sua presença digital e oferecer um serviço de qualidade.

Referências

"A automação não substitui o contato humano, mas potencializa o alcance e a eficiência do atendimento."

Espero que este guia completo ajude você a colocar mensagens automáticas no WhatsApp de forma inteligente e estratégica!