CNPJ no Excel: Como Validar e Inserir de Forma Fácil

No mundo dos negócios, a organização e a validação de informações fiscais são essenciais para garantir a conformidade e a eficiência operacional. Uma das informações mais importantes para empresas brasileiras é o CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica), que identifica de forma única cada empresa no Brasil.

Muitos profissionais lidam diariamente com planilhas no Excel e encontram dificuldades na validação ou inserção de números de CNPJ, especialmente quando precisam verificar se os dados estão corretos ou automatizar processos de inserção. Este artigo tem como objetivo orientá-lo a validar e inserir CNPJs de forma fácil e eficiente no Excel, usando fórmulas, funções e recursos disponíveis na ferramenta.

Segundo Leonardo da Vinci, "A simplicidade é o último grau de sofisticação." Aplicar métodos simples no Excel para validação de CNPJ ajuda a tornar processos mais eficientes e livres de erros.

Por que validar o CNPJ no Excel?

A validação de CNPJ no Excel é fundamental para evitar problemas futuros, como cobranças indevidas, erros em cadastros ou até mesmo problemas fiscais com o Receita Federal. Validação garante que o número informado corresponde realmente a uma empresa válida, evitando informações incorretas na sua base de dados.

Além disso, automatizar esse processo reduz o trabalho manual, minimiza erros e melhora a organização de suas planilhas, especialmente em tarefas que envolvem grande quantidade de dados.

Como inserir e validar CNPJ no Excel: Guia passo a passo

Como inserir CNPJ no Excel

Ao inserir CNPJs na sua planilha, é importante manter o formato correto, geralmente com máscara como XX.XXX.XXX/XXXX-XX. Veja como fazer de forma prática:

1. Formatar células como máscara de CNPJ

2. Selecione as células onde deseja inserir os CNPJs.

3. Clique com o botão direito e escolha "Formatar Células".
4. Vá até a aba "Número" e selecione "Personalizado".
5. Digite o formato: 00.000.000/0000-00.

6. Clique em OK.

7. Inserção manual com máscara

8. Digite os números do CNPJ sem pontuação, por exemplo: 12345678000195.

9. A máscara será aplicada automaticamente se você tiver configurado a formatação personalizada.

Como validar CNPJ no Excel

A validação de CNPJ consiste em verificar se o número informado é um CNPJ válido de acordo com o algoritmo de validação. Você pode fazer isso usando fórmulas específicas ou códigos VBA.

Método 1: Validação usando fórmula

A seguir, uma fórmula que valida se um CNPJ inserido na célula A1 é válido:

=E(ÉNúmero(A1);NÚM.CARACT(A1)=14;VALIDA_CNPJ(A1))

Porém, como a função VALIDA_CNPJ não é nativa do Excel, é necessário criar uma função personalizada ou usar uma fórmula mais complexa para validar os dígitos verificadores.

Método 2: Usando VBA para validação de CNPJ

Para uma validação mais robusta, você pode criar uma macro VBA que automatiza o procedimento de validação do CNPJ.

Function ValidarCNPJ(cnpj As String) As Boolean    Dim i As Integer    Dim soma As Integer    Dim peso() As Integer    Dim digito1 As Integer, digito2 As Integer    Dim cnpjNumerico As String    cnpjNumerico = Replace(cnpj, ".", "")    cnpjNumerico = Replace(cnpjNumerico, "/", "")    cnpjNumerico = Replace(cnpjNumerico, "-", "")    If Len(cnpjNumerico) <> 14 Then        ValidarCNPJ = False        Exit Function    End If    ' Verifica se todos os dígitos são iguais    If cnpjNumerico = String(14, cnpjNumerico(1, 1)) Then        ValidarCNPJ = False        Exit Function    End If    ' Calcula o primeiro dígito verificador    peso = Array(5, 4, 3, 2, 9, 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2)    soma = 0    For i = 1 To 12        soma = soma + CInt(Mid(cnpjNumerico, i, 1)) * peso(i - 1)    Next i    digito1 = 11 - (soma Mod 11)    If digito1 >= 10 Then digito1 = 0    ' Calcula o segundo dígito verificador    peso = Array(6, 5, 4, 3, 2, 9, 8, 7, 6, 5, 4, 3)    soma = 0    For i = 1 To 13        soma = soma + CInt(Mid(cnpjNumerico, i, 1)) * peso(i - 1)    Next i    digito2 = 11 - (soma Mod 11)    If digito2 >= 10 Then digito2 = 0    ' Verifica se os dígitos verificadores coincidem    ValidarCNPJ = (Mid(cnpjNumerico, 13, 1) = CStr(digito1)) And (Mid(cnpjNumerico, 14, 1) = CStr(digito2))End Function

Para usar este código:

• Pressione ALT + F11 para abrir o Editor VBA.
• Insira um módulo novo e cole o código acima.
• Use a fórmula na sua planilha: =ValidarCNPJ(A1).

Se o resultado for VERDADEIRO, o CNPJ é válido.

Automatizando a validação de CNPJs na sua planilha

Para facilitar o processo, você pode criar uma coluna ao lado dos seus CNPJs e usar a função VBA para validar cada um deles. Por exemplo:

Assim, você pode aplicar a fórmula para várias linhas e identificar rapidamente quais CNPJs são inválidos.

Tabela comparativa de formatos de CNPJ

Perguntas Frequentes (FAQ)

1. Como saber se um CNPJ é válido?

Para verificar se um CNPJ é válido, é necessário realizar a validação dos dígitos verificadores usando o algoritmo oficial. Você pode fazer isso manualmente ou automatizar no Excel com fórmulas ou VBA, como mostrado acima.

2. Como formatar o CNPJ no Excel?

Basta selecionar a célula ou intervalo, clicar com o botão direito, escolher "Formatar Células" → "Personalizado" e inserir o formato: 00.000.000/0000-00.

3. Existe alguma ferramenta online para validar CNPJs?

Sim. Você pode consultar o site oficial da Receita Federal ou usar plataformas como Validador de CNPJ.

4. É possível validar milhares de CNPJs de forma automatizada?

Sim. Com o VBA ou usando fórmulas, você pode validar listas extensas no Excel, tornando o processo eficiente.

Conclusão

Trabalhar com CNPJs no Excel pode parecer desafiador inicialmente, mas, com as dicas e técnicas apresentadas neste artigo, você pode validar e inserir esses números de forma fácil, rápida e segura. A automação do processo ajuda a minimizar erros e aprimora a qualidade das suas informações, garantindo conformidade e organização.

Lembre-se de que a validação correta do CNPJ é essencial para evitar problemas futuros e manter a integridade dos seus dados empresariais. Invista na automação e na correta formatação para potencializar seu trabalho com planilhas.

Se desejar aprofundar seus conhecimentos em automação no Excel, recomendo explorar recursos adicionais disponíveis na documentação oficial da Microsoft e plataformas de cursos online.

Referências

• Receita Federal do Brasil. CNPJ Reva. Disponível em: https://servicos.receita.fazenda.gov.br/servicos/cnpjreva/cnpjreva_solicitacao2.asp
• Microsoft Support. Excel Fórmulas e funções. Disponível em: https://support.microsoft.com/pt-br/excel
• 4Devs. Validador de CNPJ. Disponível em: https://www.4devs.com.br/validador_cnpj

Este conteúdo visa fornecer um guia completo para facilitar sua rotina na gestão de CNPJs no Excel. Aproveite as dicas e otimize seus processos!