MDBF Check List de Documentação de Segurança do Trabalho: Guia Completo
A segurança do trabalho é uma das prioridades para empresas de qualquer porte e setor de atuação. Manter uma documentação adequada não só evita multas e penalidades como também garante um ambiente mais seguro para todos os colaboradores. Este artigo fornece um guia completo com o check list de documentação de segurança do trabalho, ajudando sua empresa a estar sempre em conformidade com as legislações vigentes.
Introdução
A documentação de segurança do trabalho é fundamental para comprovar que a empresa adota as medidas necessárias para garantir a saúde e integridade física dos seus funcionários. Além de cumprir legislação, uma documentação organizada promove uma cultura de segurança e previne acidentes.
Segundo a norma da Lei nº 13.467/2017 (Reforma Trabalhista), a empresa tem a responsabilidade de manter registros que evidenciem a adoção de medidas de segurança, treinamento e outras ações relacionadas à segurança ocupacional.
Este guia abordará todos os itens essenciais do check list de documentação, suas funções e dicas para mantê-la atualizada e acessível.
Por que ter um check list de documentação de segurança do trabalho?
Ter uma listagem clara e organizada evita esquecimentos e garante a pronta disponibilidade dos documentos em caso de fiscalização ou auditoria. Além disso, otimiza processos internos, reduz custos relacionados a multas e multas, e promove uma cultura preventiva.
Benefícios de manter uma documentação completa:
- Cumprimento das legislações regulamentadoras (NRs)
- Redução de riscos de acidentes e doenças ocupacionais
- Facilitação na elaboração de relatórios e auditorias
- Demonstração de comprometimento com a segurança e saúde dos colaboradores
- Melhoria na imagem da empresa perante órgãos reguladores e clientes
Estrutura do Check List de Documentação de Segurança do Trabalho
O check list a seguir foi elaborado com base na legislação brasileira e nas melhores práticas do mercado. Inclui documentos obrigatórios e documentos recomendados, de fácil consulta e organização.
Documentos obrigatórios
| Item | Descrição | Frequência | Onde armazenar | Responsável |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Cadastro de empregados e contratos de trabalho | Permanente | RH e arquivo físico/digital | RH |
| 2 | PCC (Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho) | Anual | Escritório de Segurança ou RH | Gestão de SST |
| 3 | Laudos de Inspeção de Segurança | Periódica | Área de Segurança e digital | Técnico de Segurança |
| 4 | PPE (Equipamentos de Proteção Individual) entregues | Registro individual | RH, fiscalização | Supervisor de Área |
| 5 | Treinamentos de Segurança | Registro de treinamentos | RH e formação | Técnico de Segurança |
| 6 | Análise de Riscos (ARTs, PPRA, LTCAT) | Periódica | Área de Segurança | Engenheiro de Segurança |
| 7 | Atestados médicos e exames admissionais/desempenho/retorno | Permanente | RH | Médico do Trabalho |
| 8 | Comunicação de Acidentes de Trabalho (CAT) | Imediatamente após acidente | Previdência Social e RH | Supervisor/Colaborador |
| 9 | Livro de Reclamações de Acidentes | Permanente | Área de Segurança | Gestão de SST |
Documentos recomendados
| Item | Descrição | Frequência | Onde armazenar | Responsável |
|---|---|---|---|---|
| 10 | Inventário de máquinas e equipamentos | Anual | Manutenção e segurança | Manutenção |
| 11 | App do Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho (SESMT) | Permanente | RH | Gestão de SST |
| 12 | Normas internas de segurança | Atualização contínua | Digital/Impressa | Gestão |
Detalhamento dos principais documentos
1. Cadastro de Empregados e Contratos de Trabalho
Registrando todas as informações essenciais do colaborador, incluindo documentos pessoais, funções, treinamentos e exames médicos realizados. O controle adequado evita problemas legais, como ações trabalhistas ou fiscais.
2. Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho (PCMAT e PPRA)
O PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) é obrigatório para todas as empresas e deve estar atualizado anualmente. Ele identifica riscos ambientais, medidas de controle e ações preventivas. O PCMAT, por sua vez, é obrigatório para obras de construção civil e define medidas específicas de segurança.
3. Laudos de Inspeção de Segurança e Manutenção
Laudos elaborados por profissionais habilitados, que avaliam as condições estruturais, dos equipamentos e do ambiente de trabalho. Devem estar disponíveis tanto em formato físico quanto digital.
4. Registro de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs)
Controle que assegura que todos os colaboradores receberam os EPIs adequados às suas funções. Deve incluir lista de entrega, uso e substituição.
5. Treinamentos e Capacitações
Documentar todas as ações de capacitação em segurança, como treinamentos de combate a incêndio, uso de EPIs, trabalho em altura, entre outros. As certificações devem estar arquivadas e atualizadas.
6. Exames Médicos
Exames admissionais, periódicos, de retorno ao trabalho e de mudança de função garantem a saúde do trabalhador. Devem ser realizados por profissionais habilitados e suas cópias disponibilizadas à gestão de SST.
7. Comunicação de Acidentes de Trabalho (CAT)
Dever de todo empregador comunicar acidentes de trabalho ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) imediatamente após a ocorrência, garantindo benefícios ao trabalhador e cumprimento legal.
Como organizar a documentação de segurança do trabalho?
A organização eficiente envolve:
- Manter documentos classificados por categorias e datas
- Utilizar sistemas digitais que facilitem o acesso e atualização
- Realizar revisões periódicas para atualização de informações
- Treinar a equipe responsável por gerenciar os documentos
Para facilitar, confira a Guia prático sobre gestão documental, que oferece dicas e ferramentas para uma gestão eficiente.
Importância de manter a documentação acessível e atualizada
De acordo com especialistas, "a documentação adequada é o alicerce de uma gestão eficiente de segurança do trabalho." Sem ela, além de riscos legais, a organização fica vulnerável frente a acidentes e incidentes.
Perguntas Frequentes (FAQs)
1. Quais documentos são obrigatórios na segurança do trabalho?
Os principais incluem CPF e Carteira de Trabalho, Laudos de Inspeção, PPRA, LTCAT, comprovantes de treinamentos, exames médicos e CATs. A lista completa está no check list acima.
2. Com que frequência devo atualizar a documentação?
A maioria dos documentos deve ser revisada anualmente, como o PPRA e LTCAT. Os exames médicos seguem a periodicidade médica estabelecida. Laudos de inspeção devem ser atualizados sempre que necessário após inspeções ou manutenção.
3. Como armazenar a documentação de segurança do trabalho?
Pode ser tanto física quanto digital. O mais recomendado é uma combinação de ambos, usando sistemas de gestão de documentos para facilitar o acesso, controle e backup.
4. O que fazer em caso de fiscalização?
Tenha toda a documentação organizada e facilmente acessível. Caso não esteja em conformidade, tome providências imediatas para regularizar a situação, evitando multas e penalidades.
Conclusão
A manutenção de um check list de documentação de segurança do trabalho é uma etapa crucial para qualquer organização comprometida com a saúde e integridade de seus colaboradores. Além de garantir o cumprimento legal, ela favorece uma cultura de prevenção e responsabilidade social.
Organize seus documentos, revise-os periodicamente e invista na qualificação da equipe responsável. Afinal, "a segurança do trabalho é um investimento na vida, na saúde e no bem-estar de todos que fazem parte da sua empresa."
Para aprofundar seu conhecimento, consulte também o site do Ministério do Trabalho e Previdência e o Instituto Nacional de Segurança do Trabalho (INST).
Referências
- Ministério do Trabalho e Previdência. Normas regulamentadoras (NRs). Disponível em: https://www.gov.br/trabalho/pt-br/assuntos/seguranca-e-saude-no-trabalho/normas-regulamentadoras
- Instituto Nacional de Segurança do Trabalho (INST). Gestão documental em SST. Disponível em: https://www.inst.gov.br/gestao-documental-sst
- Segurança e Trabalho. Guia prático sobre gestão documental. Acesso em: Outubro/2023.
Este artigo é um guia completo para auxiliar sua empresa a manter uma documentação de segurança do trabalho eficiente, segura e em conformidade com a legislação vigente.