MDBF Arquivologia: Tabela de Temporalidade Fundamental para Gestão Documental
A gestão documental é uma das áreas mais críticas dentro da arquivologia, assegurando que informações importantes sejam preservadas, acessíveis e descartadas de forma eficiente. Dentro desse escopo, a Tabela de Temporalidade desempenha um papel fundamental ao orientar a conservação e descarte de documentos com base em sua validade e utilidade ao longo do tempo. Este artigo explorará a importância da tabela de temporalidade, seus elementos essenciais e como essa ferramenta potencializa a gestão de documentos em organizações públicas e privadas.
A arquivologia moderna busca otimizar o ciclo de vida dos documentos, garantindo o cumprimento de legislações, evitando acúmulo desnecessário de papéis e promovendo a transparência na administração pública e empresarial. Como afirmou o renomado arquivista Nelson Araújo, "a gestão eficiente dos documentos é a base para uma administração transparente e responsável."
Ao longo deste texto, abordaremos conceitos, melhores práticas, exemplos práticos e referências que ajudarão gestores e profissionais de arquivologia a implementar e otimizar a tabela de temporalidade.
O que é a Tabela de Temporalidade na Arquivologia?
Definição
A Tabela de Temporalidade é um instrumento técnico que define o prazo de retenção dos documentos de uma organização, estabelecendo fatores como a validade legal, necessidade operacional e critérios para descarte ou preservação definitiva.
Objetivos da Tabela de Temporalidade
- Organizar o ciclo de vida dos documentos;
- Garantir o cumprimento de legislações específicas;
- Prevenir o acúmulo de papéis desnecessários;
- Facilitar o acesso às informações;
- Assegurar a preservação de documentos históricos e culturais.
Elementos essenciais da Tabela de Temporalidade
Classificação dos Documentos
Para elaborar uma tabela eficaz, é essencial classificar os documentos conforme sua finalidade, origem e natureza. As categorias mais comuns incluem:
- Documentos administrativos
- Documentos fiscais
- Documentos relativos a recursos humanos
- Documentos jurídicos e legais
- Documentos históricos e culturais
Prazos de Retenção
Os prazos variam conforme o tipo de documento e legislação aplicável. Geralmente, a tabela inclui:
| Tipo de Documento | Prazo de Retenção (anos) | Observações |
|---|---|---|
| Escrituração contábil | 5 a 10 | Conforme legislação fiscal (ex.: IN RFB nº 1.420/2013) |
| Contratos e acordos | 5 a 10 | Dependendo da duração do contrato |
| Notas fiscais | 5 a 10 | Para fins fiscais e de auditoria |
| Documentos de recursos humanos | 2 a 5 | Contratos, folhas de pagamento |
| Documentos jurídicos | Variável (pode chegar até 30) | Poderão ser preservados permanentemente |
Destinação dos Documentos
Após o prazo de retenção, os documentos podem ser:
- Destruídos (com autorização e procedimentos definidos);
- Transferidos ao arquivo permanente (documentos históricos ou culturais);
- Transferidos ao arquivo público ou estatal.
Como elaborar uma Tabela de Temporalidade eficiente?
Passo a passo
- Levantamento dos documentos existentes: Catalogar todos os tipos de documentos gerados pela organização.
- Análise legal e normativa: Consultar legislações específicas, como a Lei nº 8.666/1993, o Decreto nº 7.724/2012, entre outros.
- Classificação dos documentos: Agrupar conforme categorias pré-definidas.
- Estabelecimento dos prazos de retenção: Basear-se na legislação, além de análises internas.
- Definição dos procedimentos de descarte e preservação: Criar protocolos claros.
- Validação e implementação: Envolver todas as áreas da organização para garantir adesão.
Ferramentas de apoio
Existem softwares específicos para gerenciamento de tabelas de temporalidade, facilitando a atualização e o controle. Além disso, a Norma Brasileira ABNT NBR 15499 fornece diretrizes importantes para gestão de documentos eletrônicos e físicos.
Exemplos práticos de aplicação da Tabela de Temporalidade
Organização pública
No setor público, a gestão eficiente dos documentos é fundamental para atender às exigências da Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) e à Lei de Processo Administrativo (Lei nº 9.784/1999). Nesse contexto, a tabela de temporalidade assegura transparência e responsabilidade na gestão documenta.
Organização privada
Empresas utilizam a tabela de temporalidade para otimizar o espaço de armazenamento, melhorar a eficiência operacional e garantir o cumprimento das obrigações fiscais e legais.
Tabela Resumida de Temporalidade
| Categoria de Documento | Prazo de Retenção | Destino após o Prazo | Legislação Referente |
|---|---|---|---|
| Escrituração Contábil | 5 a 10 anos | Descarte ou transferir ao Arquivo Permanente | IN RFB nº 1.420/2013 |
| Contratos | 5 a 10 anos | Descarte ou preservação documental | Código Civil, Lei do Processo Civil |
| Notas fiscais | 5 a 10 anos | Descarte | Legislação fiscal (Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013) |
| Documentos de RH | 2 a 5 anos | Descarte | CLT, Normas internas |
| Documentos jurídicos | Variável, até 30 anos | Preservação permanente ou descarte | Código Civil, legislação específica |
Perguntas Frequentes
1. Qual a importância da tabela de temporalidade na gestão documental?
A tabela de temporalidade garante uma gestão eficiente, segura e legalmente adequada dos documentos, facilitando o acesso às informações necessárias e prevendo o descarte de documentos obsoletos ou sem utilidade.
2. Como saber qual o prazo de retenção de um documento específico?
O prazo de retenção pode variar conforme o tipo do documento e a legislação vigente. Orienta-se consultar normas específicas e a legislação aplicável ao setor ou atividade, além de contar com o apoio de profissionais de arquivologia.
3. posso alterar a tabela de temporalidade?
Sim, a tabela deve ser revisada periodicamente, considerando mudanças legislativas, tecnológicas ou internas da organização. Recomenda-se atualização anual ou sempre que ocorrerem alterações normativas.
4. Quais documentos devem ser preservados permanentemente?
Documentos de valor histórico, cultural ou que possuem relevância jurídica ou administrativa eterna geralmente são arquivados permanentemente. Exemplos incluem atas de presidência, leis e decretos históricos, registros de propriedade.
5. Onde posso consultar modelos de tabela de temporalidade?
Além de profissionais especializados, órgãos como a ANFIP e o Instituto de Gestão de Documentos disponibilizam modelos e orientações sobre elaboração de tabelas de temporalidade.
Conclusão
A Tabela de Temporalidade é uma ferramenta indispensável para uma gestão documental eficiente, responsável e conforme a legislação. Sua elaboração estratégica possibilita às organizações reduzir custos, aumentar a segurança e garantir a preservação da memória institucional. Ao seguir as boas práticas recomendadas por especialistas e legislação vigente, gestores podem assegurar que seus documentos estejam disponíveis quando necessários e descartados de forma adequada após seu ciclo de vida.
Investir na implementação e manutenção da tabela de temporalidade não é apenas uma obrigação legal, mas uma estratégia inteligente de gestão de informações que pode fortalecer a governança, transparência e responsabilidade de qualquer organização.
Referências
- BRASIL. Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta as licitações e contratos da União, Estados, Municípios e Distrito Federal.
- BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Lei de Acesso à Informação.
- BRASIL. Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a legislação de gestão arquivística de documentos.
- Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). NBR 15499:2017. Gestão de documentos eletrônicos.
- Nelson Araújo. "Gestão de Documentos e Arquivos: teorias e práticas". Editora aposentadoria, 2010.
- Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE) - Guia de gestão documental.
- Instituto de Arquivologia - Recursos e modelos de tabela de temporalidade.
Este artigo foi elaborado para fornecer uma compreensão aprofundada sobre a importância da tabela de temporalidade na arquivologia e sua aplicação prática na gestão documental moderna.